Företag spenderar mycket pengar på många saker, men varje kostnad brukar falla i en av två kategorier: driftskostnader och investeringar. Skillnaden pekar på de dagliga utgifterna mot långsiktig investering. Eftersom de här utgifterna hanteras annorlunda i bokföring och enligt skattekoden, behåller de flesta företag separat kapitalbudget och driftsbudgetar.
Typer av utgifter
En kapitalutgift är pengar som används för att förvärva en tillgång som ger värde till företaget. Med andra ord är kapitalkostnader investeringar. När ett företag köper en byggnad, till exempel eller en utrustning, det är en kapitalutgift. En operativ utgift, å andra sidan, är pengar som spenderas för att driva företaget dagligen. Arbetslöner, till exempel, är driftskostnader. Inom affärsverksamheten förkortas dessa begrepp ofta som CapEx för investeringar och OpEx för operativa utgifter.
Exempel
Säg att ett företag behöver en kopiator. Kostnaden för själva maskinen är en kapitalkostnad. När du har köpt, går kopian på företagets balansräkning som en tillgång, vilket innebär att när det är dags att lägga till företagets totala värde ökar det värdet oavsett vilket kopiorn är värt. Kostnaderna för el för att köra kopiator och papper och toner som går med att kopiera är driftskostnader. I balansräkningen är rörelsekostnader huvudsakligen skulder, eftersom bolagets totala värde reduceras med det belopp som betalas för rörelsekostnader.
Göra ett val
Vissa utgifter kan vara antingen kapital eller drift, beroende på hur ett företag vill hantera dem. Bernard Golden från "CIO", en tidning för företagsledare som övervakar informationsteknologi, använder exemplet för ett datalagringscenter. Ett företag kunde köpa en grupp datorservrar för att hantera sina data och sedan lägga upp en byggnad för att hysa dem. I så fall skulle datacentret vara en kapitalkostnad, och kostnaderna för att köra den skulle vara operativa. Eller det kan hyra utrymme på servrar som underhålls av ett separat företag. I så fall skulle datacentret helt och hållet vara en driftskostnad.
Skattebehandling
Amerikanska skattesystemet behandlar kapital- och rörelsekostnader på olika sätt. Driftskostnaderna är vanligtvis avdragsgilla från ett företags skattepliktiga intäkter under det år som utgifterna betalas. Kapitalkostnader måste å andra sidan vara "kapitaliserade", vilket innebär att ett företag måste sprida avdraget under flera år. Detta speglar hur företag brukar behandla kapitalkostnader i egen redovisning - som en kostnad som spridas över tillgångens liv, tas inte på en gång.
