Om ditt företag köper eller säljer varor utomlands och du betalar eller skapar fakturor i utländsk valuta, måste du konvertera fakturan till din hemvaluta i resultaträkningen. Den första konverteringen sker när du skapar eller tar emot fakturan, den andra på det datum då bokslutstiden slutar och den tredje när du löser fakturan. Om växelkursen ändras mellan konverteringsdatumen registrerar du skillnaden som en vinst eller förlust i utländsk valuta.
Hur växelkurserna påverkar ditt företag
Alla företag som bedriver verksamhet utomlands kommer att påverkas av valutakursen. Ett vanligt scenario är när du köper råvaror från utlandet och faktureras i en annan valuta än din hemvaluta, vanligtvis amerikanska dollar om ditt företag är baserat i USA. Eftersom växelkurserna är dynamiska finns det en stor chans att växelkursen blir annorlunda om du avvecklar fakturan inom 30 dagar än om du löser fakturan idag. Oavsett om du kommer att betala mer eller mindre mot samma faktura beror på vilken riktning växelkursen rör sig.
Samma sak gäller om du tar ut en faktura i en utländsk valuta som euro, och kunden betalar dig i euro 15 eller 30 dagar efter fakturadatumet.
Skyldigheten att spela in i hemvalutan
En viktig redovisningsregel är att din balansräkning och resultaträkning måste redovisas i din hemvaluta. Så registrerar du alla utländska valutakostnader som uppstår i ditt företag samt fakturor som skapats i amerikanska dollar med den växelkurs som är aktuell vid det datum då du loggar in transaktionen. Om du till exempel köper varor till kostnaden för £ 10.000 GBP, och växelkursen är 1,3 dollar till det brittiska pundet, då skulle du registrera en kostnad på $ 13.000.
Valuta vinster och förluster
När du anger en faktura med en ränta och betalar den hos en annan kommer det att generera en växlingsvinst eller förlust beroende på vilket sätt växelkursen har ändrats. Det finns två kategorier av vinster och förluster:
- Orealiserade vinster och förluster som registreras på obetalda fakturor i slutet av månaden eller annan redovisningstid
- Realiserade vinster och förluster som redovisas vid tidpunkten för betalning eller kvitto
Så måste du köra en valutakonvertering när du loggar in transaktionen och igen vid fakturaförlikningen. Om avvecklingsdagen är en lång väg i framtiden måste du kanske erkänna en rad vinster eller förluster under flera redovisningsperioder. Valutavinster och förluster som uppkommer vid omvandlingen redovisas under rubriken "Transaktionsvinster / förluster i utländsk valuta" i resultaträkningen.
Spela in Exchange
Det enklaste sättet att visa effekten av valutavinster och förluster är genom ett exempel. Antag att Aardvark Inc. säljer $ 100.000 varor den 8 december till Le Chien, ett företag i Frankrike, och accepterar att acceptera betalning i euro. Aardvark registrerar denna transaktion som en debitering på kundfordringar på $ 100.000 och en kredit på en försäljning på $ 100.000.
På försäljningsdagen är en euro lika med $ 1,15. Så, Le Chien skuldar 86,957 euro ($ 100,000 dividerat med $ 1,15).
I slutet av året måste bokföringen avsluta bokföringen för Aardvark. Den 31 december är en euro värd 1,12 dollar.Det innebär att kundfordringar som betalas från Le Chien nu värderas till 97,392 dollar (1,12 x 86,957 euro). Revisorn registrerar en orealiserad valutatab på $ 2,608 ($ 100,000 minus $ 97,392) i det ackumulerade andra omfattande kontot på huvudboken.
Den följande 18 januari betalar Le Chien hela beloppet 86,957 euro. Konverteringsfrekvensen för euro har dock minskat ytterligare, och en euro är nu värd $ 1,10. Värdet på de 86 957 euro som Aardvark tar emot från Le Chien har minskat till 95 653 USD. Revisorn registrerar nu en faktiskt realiserad förlust på $ 4 347 ($ 100 000 minus $ 95 653) på Aardvarks resultaträkning. De tidigare intäkterna av orealiserade förluster i det ackumulerade andra omfattande kontot publiceras ut.
