Skriva företagskontroller skiljer sig från att skriva personliga kontroller genom att mer information läggs på checken - vanligtvis på checkstubben - så att både dig och betalningsmottagaren vet exakt hur betalningen ska tillämpas. Dessutom kommer alla dina företagskontroller att skickas till dina konton, så att dina pengar och konton som betalas hålls aktuella. Dina företagskontroller kan komma i dubblett eller tredubbelt format så kontrollera kopior kan behållas för framtida referens. Slutligen kan företagskontroller, till skillnad från personliga kontroller, kräva mer än en signatur. Genom att följa ett system för att skriva dina affärskontroller kommer processen att bli effektiv och spara dig från att göra fel.
Ha redo all information som krävs för att skriva dina företagskontroller. Du behöver det fullständiga namnet på alla betalningsmottagare, betalningsmottagarens adresser, siffrorna och beloppen för alla fakturor eller konton som ska betalas och de totala checkbeloppen. Om du använder ett datoriserat bokföringsprogram för att skriva ut dina kontroller följer du instruktionerna i programvaruhandboken. Du måste noggrant välja varje faktura eller konto för betalning och sedan skriva ut en rapport för korrektur innan du kontrollerar utskrift.
Justera dina företagskontroller i skrivaren om du använder en dator för att skriva ut dina kontroller. Annars förbered dig för att skriva dina kontroller för hand.
Skriv ut eller skriv in all din betalningsinformation på dina företagskontrollstubbar. Om du använder ett datorredovisningsprogram skrivs varje kontrollstub automatiskt ut. Om du skriver dina kontroller för hand, notera namnet på betalningsmottagaren, leverantörens kontonummer för betalningsmottagaren, datumet för checken, numret på varje faktura eller konto som ska betalas och det belopp som betalats för fakturan eller konto. Slutligen notera det totala beloppet av checken.
Skriv ut dina företagskontroller. Om du använder en dator skrivs varje check ut automatiskt. Du behöver bara övervaka skrivaren för att vara säker på att dina kontroller förblir anpassade. Om du skriver dina affärskontroller för hand, högst och till höger om checken är en plats för checkdatumet. Nedanför datumet, som börjar på vänster sida, skriv ut betalningsmottagarens namn efter "Betala till Order of." Om utrymme tillåter inkludera även betalningsmottagarens adress. Nedanför information om betalningsmottagaren, som börjar på vänster sida, skriver du ut beloppet av kontrollen med hjälp av ord för hela dollar och numeriska fraktioner för cent - "Ett hundra och 00/100 dollar", till exempel. Slutligen längst till höger, fyll i dollarbeloppet med siffror - "$ 100.00."
Registrera dina företagskontroller i ditt checkregister. Om du använder ett datoriserat bokföringsprogram för att skriva ut dina företagskontroller, kan den här informationen spelas in automatiskt, eller du kan behöva posta det senare. Skriv ut en fullständig rapport för dina pappersposter. Om du registrerar din check manuellt, ska du inkludera checkdatum, betalningsmottagarens namn, fakturaer eller konton som betalats, beloppet som betalats till varje faktura eller konto och det totala beloppet för checken. Uppdatera dina stora bokmärken för alla berörda konton.
Proofläsa dina kontroller! Alla gör tillfälliga misstag. En extra noll, till exempel, kan vara ett förödande fel.
Gör en säkerhetskopia av dina data om du använder ett datoriserat redovisningsprogram. Sedan, om ett separat steg krävs för att lägga in dina kontroller, gör det nu.
Få dina affärskontroller signerade av personen med behörighet att underteckna kontroller. Vissa företagskontroller kräver mer än en signatur. Se till att du får alla nödvändiga signaturer innan du skickar dina kontroller.
Fyll i dina checkkopior med dina betalda fakturor eller fakturor om du använder dubbla eller tre exemplarskontroller. Om du inte har checkkopior noterar du checknummer, datum och betalningsbelopp på varje betald faktura innan du lämnar in.
