Oavsett om man möter kunder med att presentera ett förslag eller genomföra en arbets lunch med personal, kan man skicka en inbjudan via e-post kan vara ett snabbt och effektivt sätt att samordna evenemanget.
Tänk på din publik. Tonen på ditt e-postmeddelande måste anpassas till vem du inbjuder till lunchmötet. En avslappnad ton fungerar bra om ditt lunchmöte är med personal och du spenderar tid att diskutera strategier och brainstorming. Om syftet med mötet är allvarligare, måste du klargöra detta i din korrespondens till inbjudna medarbetare. Om lunchmötet är med kunder kan du behöva en mer formell ton, beroende på din arbetsförhållande med dem.
Leta reda på en restaurang som kan rymma din grupp. Beroende på antalet inbjudna, kanske du vill söka en anläggning som har ett privat rum tillgängligt. När du planerar ett lunchmöte med klienter kan det hjälpa till att hitta ett matsal som är mindre hektiskt, där konversationen inte kommer att vara ansträngd på grund av buller.
Bestäm vem som ska bjuda in till lunchmötet och konsultera kontokalendern för att avgöra om alla parter kommer att vara tillgängliga på det aktuella datumet. För personalen lunchmöten, ring ett snabbt telefonsamtal för att fråga om de valda bjudarna kommer att vara tillgängliga den dagen och be dem att hålla den öppen medan planerna slutförs.
Ring restaurangen och välj en preliminär bokning. Låt dem veta att du kanske behöver justera antalet deltagare närmare det datumet. Om du upptäcker att du kommer att ha flera deltagare än planerat, var noga med att meddela restaurangen så snart som möjligt så att personalen kan tillgodose dina behov.
Skriv ditt email, inklusive e-postadresserna till varje person som du vill bjuda in. Använd ämnesraden för att ange orsaken till e-postmeddelandet. Inkludera ord som "Viktigt" eller "Markera dina kalendrar" och inkludera datum och skäl. Till exempel kan ditt ämne läsa: "Viktigt: Arbeta lunch på 2/18/09-RSVP behövs." För lunch med en klient behöver du naturligtvis facklitteraturen och vända den till en förfrågan, snarare än en efterfrågan.
Använd e-postens kropp för att förklara behovet av lunchmötet och vad du vill att deltagarna ska ta med eller dela med sig av under mötet. Beroende på hur svårt det är att stifta människor, kanske du vill kräva att de RSVP, så att du kan slutföra bokningsräkningen med restaurangen.Om du ställer upp en klientlunch kanske du vill begära ett lunchmöte och ange vilka saker du vill diskutera med dem
tips
-
Du tillvägagångssätt bör baseras på ditt företags arbetsliv, från vardaglig till formell. Skicka en kopia till administrativ personal så att kontokalendern kan uppdateras.
