Effektiv produktion av högkvalitativa produkter med vinst och inom ramen för lagar och förordningar kräver samstämmighet i verksamheten. Många företag hjälper sig själva genom att inrätta standard operativa rutiner, eller SOP, som ger stegvisa anvisningar för att genomföra viktiga förfaranden. SOP hjälper till att säkerställa noggrannhet och kvalitetskontroll. De används i en mängd olika företag och organisationer, särskilt inom regering, tillverkning, forskning och utveckling, laboratorier och akademier. Eftersom enskilda enheter inom företag har många procedurer, behöver de olika SOP. Så det är tillrådligt att tillhandahålla huvuden på varje enhet med en SOP-mall, som ger upphov till att de skriver egna procedurer och SOP-manualer. SOP-mallar innehåller alla viktiga komponenter som varje procedur behöver.
Guide SOP-författare för att bestämma vilken typ av procedur som behöver skrivas. Mallen ska ge dem ett enkelt beslutsfattande verktyg baserat på antalet beslut som arbetstagarna måste göra för att genomföra förfaranden. Advisera att rutinprocedurer som är korta endast kräver att arbetaren gör några bedömningar och kan skrivas ut i ett enkelt steg format. Till exempel: Gör A, sedan B, och sedan C. Notera att långa procedurer som kräver några beslut kan använda ett hierarkiskt stegformat, berätta för arbetaren i vilken ordning proceduren måste gå och ofta inkludera subsystem som måste utföras för att slutföra hela uppgiften. Ge exempel på flödesscheman eller infographics för att beskriva förfaranden som är komplicerade, långa och kräver flera beslut. Till exempel: Gör A. Om "normal" gör B, C och D. Om "onormal", upprepa A för att bekräfta och gör sedan E, F och G.
Beskriv muttrarna och bultarna för att skriva varje procedur. Till exempel bör varje förfarande ha en titel, syfte, omfattning och metoder och ansvar för att genomföra förfarandet. Uppmuntra eller kräva SOP-författare att använda en enhetlig namngivningskonvention för titlingsprocedurer. Rådgöra med dem för att fastställa omfattningen av förfarandet, såsom vem förfarandet gäller när och under vilka omständigheter. Du kan också beskriva när du inte ska använda varje procedur. I avsnittet Metoder och ansvar anger du steg för steg protokoll om att utföra ett förfarande. Mallen ska ge enkla, korta fraser med åtgärdsverken.
Ge definitioner och resursbehov. Varje procedur ska ha en sektion som definierar de termer som används i dokumentet och stavar ut några akronymer. Dessutom ska det berätta för anställda vilka dokument, utrustning eller annat material de behöver för att genomföra förfarandet. Hänvisa till några andra relaterade förfaranden som arbetsgivare antingen behöver utföra i förväg eller behöver vara medvetna om att slutföra uppgiften. Glöm inte andra viktiga komponenter mallen måste ha. Dessa inkluderar det aktuella datumet för förfarandet och det sista datumet som förfarandet granskades.
tips
-
Beroende på ditt företag kan det också vara viktigt att tilldela en säkerhetsnivå till SOP för att klargöra vilken nivå av myndighet som krävs för att genomföra förfarandet. Använd mallen för att även beskriva förhållanden under vilka medarbetaren på ett tillförlitligt sätt kan utföra proceduren på ett säkert sätt.
Varning
Alltid inkludera vägledning om hälsa och säkerhet eller överträdelser av lagstiftningen vid behov. Ge en plats i mallen och använd metoder för att betona viktiga varningar, till exempel fetstil eller sidbokning av dessa meddelanden. Beskriv vad som skulle hända om proceduren inte följs eller följs felaktigt, oavsett om det leder till personskada, livsskada, skada på utrustning, felaktiga produkter, böter, rättstvister eller stängning av verksamheten.
