Det fanns en tid då bokföringstransaktioner registrerades manuellt på stora, kolumna ark med gröna papper som kallades ledgerkuddar. Lyckligtvis för företagare, gör redovisningssysselsättningen effektiv för bokföring, exakt och kompatibel. Att välja en bokföringsprogramvara är ett viktigt övervägande för någon företagsägare eller ledningspersonal och bör få högsta prioritet.
Fungera
Redovisningsprogramvara lagrar affärstransaktioner i olika konton som är angivna efter typ av transaktion och kategori. Intäkter och kostnader är två typer av transaktioner lagrade i bokföringsprogram. Exempel på kategorier inkluderar lönekostnader och kontorsmaterial. En fullständig förteckning över alla transaktioner registrerade efter typ och kategori kallas huvudboken.
typer
Redovisningsprogrammet klassificeras generellt i två typer. Den första typen är avsedd för redovisningspersonal som har en tydlig förståelse för generaldirektoratets bokföring. Den andra typen är avsedd för företagare som saknar allt annat än grundläggande redovisningskunskap. Redovisningsprogramvara kan också vara branschspecifik.
Funktioner
Redovisningsprogramvaran delar upp funktionalitet i moduler som antingen är standard för programvaran eller köpas separat. Leverantörsskulder och kundfordringar är exempel på två moduler som vanligtvis ingår i ett standardbokföringspaket. Lön och lagerhantering är exempel på ytterligare moduler som du kanske köper separat. Vissa redovisningssysslor installeras direkt på din persondator eller på nätet medan andra programvaror nås via Internet.
överväganden
Den mest kritiska sak att tänka på vid val av bokföringsprogram är utbildningsnivån för den person som ska använda programvaran. Andra viktiga saker att tänka på är funktionalitet och kostnad. När du beräknar den totala investeringskostnaden, glöm inte att tillåta omställningskostnader, tekniska supportkostnader och årliga förnyelsebelopp. Lärarkurva är också en viktig faktor vid val av bokföringsprogram. Omsättningen är dyr och programvara med en brant inlärningskurva kan göra omkostnaderna öka dramatiskt.
fördelar
Redovisningsprogramvara eliminerar redundans som en gång existerade i bokföringsfunktionen. Till exempel, när leverantörsinformation är inskriven i en betalningsmodul, måste informationen aldrig skrivas in igen oavsett hur många kontroller du utfärdar till den säljaren. Med en knapptryckning kan bokföringsprogramvaran också skapa komplexa finansiella rapporter såsom resultaträkningen, balansräkningen och kassaflödesanalysen.
Expert Insight
Många programvaruleverantörer tillhandahåller provversioner av deras produkt. Skapa testfall av dagliga redovisningstransaktioner och testa dem i varje provversion som du anser. Om en testversion inte är tillgänglig, fråga en försäljningsrepresentant för en live demonstration och ge dem dina testfall. Fråga tillverkare för kundreferenser, helst i din bransch.
