Om ditt företag kräver att du håller reda på allt från stora detaljer om en klient till till synes mindre problem, kommer det att vara bra för dig att lära dig hur man skriver ett memo till en fil. Detta kan hjälpa dig i den dagliga verksamheten.Om en person från din kunds kontor till exempel ringer eller skickar ett e-postmeddelande som ber dig göra en ändring av planen, skriv ett meddelande till filen om en annan part senare frågar dina åtgärder. Noter till fil är absolut nödvändiga för juridiska, medicinska eller andra mycket känsliga filer som senare kan användas i domstol också.
Öppna Microsoft Word. Klicka på "Ny" på menyn "Arkiv". "Nytt dokument uppgiftsrutan" öppnas till höger.
Klicka på "På min dator", som finns i avsnittet "Mallar". Dialogrutan "Mallar" öppnas. Klicka på "Memos" fliken. Klicka på "Memo Wizard" och klicka sedan på "OK". "Memo Wizard" startar.
Klicka på "Nästa". Under "Vilken stil vill du," välj "Professionell" och klicka på "Nästa" igen. Under "Vill du inkludera en titel" väljer du "Ja" och skriver in "Memo to File." Klicka på "Nästa".
Välj "Datum", "Från" och "Ämne" under "Vilka artiklar vill du inkludera" och ange informationen för var och en. Datumet ska vara datumet för förekomsten, till exempel ett telefonsamtal eller e-post. Det ska vara från ditt namn eller din handledares namn, och ämnet ska vara en kort beskrivning av förekomsten, till exempel "Byte av plats".
Klicka på "Nästa". I avsnittet "Till" väljer du "Arkiv". Avmarkera kryssrutan "CC". Klicka på "Nästa" igen. Lägg till några stängningsobjekt och klicka på "Nästa" och klicka sedan på "Slutför". Ange dina anteckningar i nedre delen av noteringsformuläret.
Skriv ut memo och lägg det i klientens fil. Spara en elektronisk kopia också, om det är ditt företags förfarande att göra det.
tips
-
Skriv ditt memo till filen så snart som möjligt efter händelsen eller konversationen. Detta hjälper dig att återkalla alla detaljer tydligare.
Varning
Skriv aldrig något nedsättande i ett notat till en fil som inte är faktabaserad. Stämmer att Ms Smith verkade arg är lämplig. Att skriva att Ms Smith alltid har en otäck attityd är inte.
