Att utveckla ett omfattande filhanteringssystem för din restaurang hjälper dig att hantera anställda och företag. Dubbla arkiveringssystem är effektiva, särskilt om filer lagras på nätet. Filer kan lagras på ett lätt att hitta plats, som ett kontor arkivskåp, och känslig personal och finansiella filer kan skyddas. Ett fysiskt pappershanteringssystem bör väljas utifrån volymen av information som lämnats in, medan ett online arkiveringssystem har fler alternativ.
Välj ett arkiveringssystem
Filer som sparas online kan delas upp i konfidentiella och öppna kategorier. Lösenordsskydd skyddar känslig information som ekonomi eller anställd filer. Filer som måste komma åt regelbundet av anställda kan lagras i en delad mapp under specifika rubriker som leverantörer, leverantörer och underhåll. Filer som lagras i ett skåp kan alfabetiseras efter ämne eller för stora volymer, efter ämne med en underavdelning per kategori. Till exempel kan en leverantörsfil ha enskilda alfabetiserade filer som identifierar leverantörsnamn eller deras företag.
Financials
Utveckling av ett arkivsystem som möjliggör enkel tillgång till finansiella rapporter är avgörande för den dagliga verksamheten samt månads-, kvartals- och årsredovisningsrapporter och årsskiftet samt skatteförberedelser. Finansiell information ska lagras på ett säkert ställe, t.ex. en låskassa eller i en lösenordsskyddad datafil. Dokument inkluderar skulder och fordringar, löne-, lån- och kreditlinjer, interna och externa revisioner samt skatteposter och dagliga kvitton. Kategorisera filer i tidslinjer så att de du refererar regelbundet, till exempel dagliga försäljningsrekord, är inom räckhåll, och de som du granskar regelbundet, till exempel kvartalsrapporter, finns på baksidan av skåpet.
Sysselsättning
Organisera blanka och avslutade anställningsansökningar, orienterings- och träningsmaterial, arbetsscheman och skriftliga konton över anställdas rapporter, klagomål eller reprimanden. Det senare är till hjälp om en anställd lämnar ett klagomål avseende uppsägning, diskriminering eller trakasserier. Om en anställd fil innehåller hälso- och socialnummer, kategorisera filerna i numerisk ordning och lagra nummerknappen på en annan plats.
Säljare
Dela upp leverantörsfiler i mat, dryck, öl, sprit och restaurangtillhandahållningskategorier. Inkludera enskilda filer för nuvarande säljare och potentiella leverantörer. Filerna ska innehålla kopior av kontrakt, orderformulär, kvitton, prissättningsstrukturer, leveransscheman, kontaktnamn och telefonnummer. Du kan lagra försäljningsfiler nära en leveransdörr eller på chefskontoret för enkel hänvisning.
Försäkring
Försäkringsfiler bör innehålla kopior av policy och namn och kontaktuppgifter för försäkringsagenten som representerar varje policy. Inkludera ett förnyelseskart för att ange när policyn måste granskas. Förvara en kopia av försäkringsfiler på plats i händelse av en nödsituation.
Bygg och underhåll
Om restaurangen är ägd eller hyrd, behåll en fil för underhålls- och reparationsrekord. Inkludera en lista med rengöring, bortskaffande av avfall, återvinning, service för allmän service, service för vVS och elleverantörer. Spara informationen för underhåll av videospel, jukeboxar eller automater. Såsom leverantörsfiler, underhålls- och kontaktnummer bör placeras på en plats där någon anställd snabbt kan komma åt dem, till exempel en värdinna, kassaskåp, bakom baren eller i köket.
Hälsa och säkerhet
Håll en fil ägnad åt hälso- och säkerhetsdokumentation. Detta inkluderar en kopia av restaurangens hälsoavdelning rapporter och citat, skriftliga regler om arbetstagares hälsoåtgärder som handtvätt, användning av handskar och hårnät och detaljerad utrustning sanitisering instruktioner. Inkludera även dokumentation av förfaranden i samband med hantering, förberedelse och lagring av livsmedel. Gör kopior av relevanta regler och föreskrifter och skicka in dem på lämpliga platser där anställda är säkra på att se dem.
Skada och incidens
Skapa en fil för att inkludera rapporter om anställda och kundrelaterade skador. Dokumentera vittnen till varje händelse och ge så många stödinformation som möjligt, inklusive orsaken till skadan, åtgärden som vidtagits efter skadan och resultatet. Inkludera kopior av polisrapporter om myndigheter kallas till restaurangen av någon anledning.
