Medan den digitala tiden skapar mindre papper växer elektronisk efterfrågan på efterfrågan. Riktlinjer som upprättats av en organisations informationshanteringsteam för att skapa, komma åt, lagra och så småningom förstöra poster dikterar villkoren i livscykeln för elektroniska journaler. Livscykeln i elektroniska register inkluderar skapande, användning, lagring och disposition för de flesta företag och myndigheter. Vissa organisationer arkiverar vissa poster som anses vara ovärderliga, som den sista fasen av livscykeln när de inte förstörs.
Skapande
En av de största utmaningarna för ett elektroniskt styrsystem är att dokumentera uppkomsten av nya register på ett logiskt och konsekvent sätt för framtida användning, hämtning och lagring. Vad som utgör en rekord är upprättad av organisationens policyhandbok som är skrivet med federala och statliga stadgar i åtanke. Om det är korrekt identifierat i början av livscykeln är en post lätt tillgänglig tills postens användbarhet löper ut och den förstörs. Beroende på organisationen skapas vissa poster automatiskt av systemet när vissa data har skrivits in i datorn. Andra system kräver att en person skapar en post manuellt.
Använda sig av
När en rekord skapas elektroniskt distribueras den normalt och används som informationsverktyg för företag eller statliga ändamål. Av denna anledning lagras poster i ett förråd för enkel åtkomst. Medan de är aktiva lagras de flesta poster, men nås via en databas med identifierande information som märker posten.
Lagring och underhåll
När en fil har använts och inte längre behövs regelbundet sparas en post ofta som inaktiv. Rekord måste lagras för åtkomst innan de förstörs enligt de regler som anges som organisationspolicy. En del av anledningen till en sådan betoning på korrekt lagring gäller privata frågor. En försiktig organisationspolitik riktar sig till säkerhet som en viktig del av ansvarsfullt rekordhantering.
Disposition
Rekord måste vara tillgängliga under ett visst antal år för att följa federala och statliga lagar. Den mest organisatoriska politiken om lagring och disposition av posten använder federala och statliga stadgar som minimikrav för lagring av poster. Företagen behåller rekord för tvister, om de tvingas försvara vissa affärsåtgärder som tagits i det förflutna. Hur rekord bortskaffas är av avgörande betydelse. Eftersom elektroniska filer kan återställas i experthänder är det viktigt att elektroniska filer raderas utan att det går att hämta informationen.
