Filsystem har utvecklats under åren från arkivering av pappersarbete i lådor till sofistikerade program som lagrar filer elektroniskt ur synhåll. Även om du kan välja en mängd idag, delar alla arkiveringssystem ett huvudmål: effektiv registerhantering. Med olika arkivsystem finns det viktigt att överväga egenskaperna hos var och en för att välja den lämpligaste. De vanligaste arkiveringssystemen är lätta att genomföra och ger möjlighet till effektiv filhantering.
Alfabetisk arkivering
Alfabetisk arkivering är det vanligaste arkiveringssystemet för mindre än 5000 poster. Filning med alfabetisk ordning är ett system där du ordnar filer med namn på individer, företag, institutioner, byråer, ämnen, ämnen eller geografiska platser enligt ordlistor. Detta system är effektivt för klient- eller kundnamnfiler. Om du arkiverar ämnen använder du ett relativt index. Indexet är en lista i alfabetisk ordning av ämnesnamnen som valts för att representera varje ämne. Hänvisa till det relativa indexet för att ta reda på vilket ämnesnamn som ska arkiveras under.
Numerisk arkivering
Vid installation av ett numeriskt arkivsystem, ordna filer i sekventiell ordning med siffrorna direkt från posten eller ett tilldelat nummer. De flesta system använder ett index för att hämta filerna. Ett numeriskt arkivsystem ökar produktiviteten på grund av ökad registreringshastighet och lokalisering av en fil.Det ger också korrekt identifiering och möjliggör större konfidentialitet. Det kan göra oändliga expansioner och du kan använda den för mer än 5000 poster, till skillnad från alfabetiska arkiveringssystem.
Alpha-nummerering
Alfanumerisk arkivering använder en kombination av namn och nummer. Du brukar använda denna typ av filsystem med ämnesnamn och nummer. Ordna filer enligt alfabetiska avdelningar eller ämnesrubrik, sedan efter nummerkategori. Det är nödvändigt att använda ett relativt index för alfanumeriska filer. Indexet kommer att lista de nummerkoder som tilldelas varje alfabetisk uppdelning.
Papperslösa arkiveringssystem
Papperslösa arkiveringssystem blir vanliga för många företag och hem. Det löser behovet av fysiskt lagringsutrymme och problemet med förlorad eller felplacerad information. Ett papperslöst arkiveringssystem möjliggör delad åtkomst över flera avdelningar. Även om delad åtkomst ger tillgång till poster på begäran kan du ange användarrättigheter för att antingen visa, redigera, skapa eller ta bort filer för att kontrollera åtkomst. Typer av papperslösa arkiveringssystem inkluderar enkla program, dokumentservrar och dokumenthanteringssystem.
