Arkiverings- och klassificeringssystemen faller i tre huvudtyper: alfabetisk, numerisk och alfanumerisk. Var och en av dessa typer av arkiveringssystem har fördelar och nackdelar, beroende på vilken information som lämnas in och klassificeras. Dessutom kan du separera varje typ av arkiveringssystem i undergrupper. Ett effektivt arkiveringsklassificeringssystem använder den mest logiska, praktiska och flexibla typen av system för informationen som berörs.
Alfabetiska Topical Filing Systems
Alfabetiska aktuella system klassificerar information enligt ämne, sedan fil ämne etiketter i alfabetisk ordning. Närliggande ämnen hålls inte ihop i det här systemet. Vanligtvis är denna typ av system bäst när små mängder information är inblandade. Denna typ av arkivering och klassificeringssystem är ibland känt som ett "ordbok" -system. När personnamn läggs in används efternamn som den primära sorteraren, med förnamn som endast används för identiska efternamn.
Alfabetiska Encyclopedia Filing Systems
I ett arkiv- och klassificeringssystem "Encyclopedia" är information först uppdelad efter generell kategori, med underkategorier placerade i alfabetisk ordning. Denna typ av arkiveringssystem är särskilt användbart för hantering av stora mängder information eftersom användare av systemet inte behöver behålla en viss fils namn för att hitta den. Istället kan de börja med att leta efter den allmänna kategorin och söka i den för att hitta den specifika filen de behöver.
Alfabetiska geografiska arkiveringssystem
En delmängd av arkiv- och klassificeringssystemet för encyklopedi är det alfabetiska geografiska arkiveringssystemet. I ett geografiskt system är huvudkategorierna uppdelade på platser. Du kan använda vilken storlek eller typ av plats som helst, från länder till städer till fältkontor. Användare av den här typen av system börjar med att välja det geografiska område som är relevant för deras sökning, och söka sedan alfabetiskt inom det ämnet för att hitta den specifika informationen de söker.
Straight Numeric Filing Systems
Riktiga numeriska arkiverings- och klassificeringssystem är mycket enkla att använda, eftersom de i allmänhet börjar vid nummer ett och märker varje fil med det efterföljande numret. Användningen av denna typ av system är dock begränsad, eftersom det ofta krävs ett index för att hjälpa användarna att hitta de filer de söker och filer med hög aktivitet kan bli överbelastade kring samma numeriska område.
Duplex Numeric Filing Systems
I duplex numeriska arkiveringssystem ges filer numeriska etiketter med flera uppsättningar av involverade nummer. Denna typ av arkiveringssystem kan hantera stora mängder data. De olika uppsättningarna av siffror kan överensstämma med huvudkategorier och underkategorier, parallellt med encyklopediasystemet för arkivering och klassificering. En nackdel med ett sådant system är att ett index krävs för att förstå vad varje gruppering av siffror avser. En mycket bekant typ av duplex numeriskt system är Dewey Decimal-systemet, som de flesta bibliotek använder för att katalogisera sina samlingar.
Kronologiska arkiveringssystem
En annan underkategori av numeriska arkiveringssystem är kronologiska system, i vilka filer arrangerade efter datum. Vanligtvis grupperas filer först efter år, sedan per månad, sedan om dagen. Korrespondensfiler, som e-postlistor, organiseras vanligtvis på detta sätt, med de senaste uppgifterna som listas först.
Alfanumeriska arkiveringssystem
I alfanumeriska arkivsystem klassificeras informationen per kategori i ett encyklopediskt system, men använder både bokstäver och siffror för att beteckna kategorier. Användningen av både bokstäver och siffror möjliggör ett mycket större fält av kategorier än användningen av siffror ensam. Således innehåller arkiv- och klassificeringssystemet Bibliotekets kongress, vilket är alfanumeriskt, ett större antal kategorier än Dewey Decimal-systemet, vilket är begränsat till tio huvudkategorier.
