Redovisning är processen att analysera och registrera transaktioner. Transaktionsanalys och journalposter är de två första etapperna i bokföringscykeln. Utstationering är överföring av journalposter till en storbokstav, som vanligtvis innehåller en separat form för varje konto. Tidskrifter registrerar transaktioner i kronologisk ordning medan ledgers sammanfattar transaktioner per konto. Bokföring består av några enkla steg, enligt "College Accounting" av John Ellis Price och andra.
Kontonamn
Det första steget är att ange kontonamnet och numret i storleksformuläret. Ett företags två huvudredovisningar, resultaträkning och balansräkning har olika konton. Resultaträkningar inkluderar försäljning (aka intäkter), kostnader för sålda varor, marknadsföring och reklamkostnader, avskrivningskostnader, ränta och skatter. Balansräkningar inkluderar kassa, kundfordringar, leverantörsskulder, obligationer, ackumulerade avskrivningar, kvarvarande vinst och stamaktier. Avskrivningar är den gradvisa tilldelningen av en anläggningstillgångs kostnad över dess nyttjandeperiod.
Ingångsdetaljer
Det andra steget är att lägga in datum, beskrivning och referensnummer för varje journalpost för varje konto under en redovisningsperiod. Referensnumret kan vara i "J #" -formen, där "J" hänvisar till företagets tidskrift och "#" hänvisar till tidskriftens sidnummer. J1 skulle till exempel innebära att posten är från sidan 1 i tidningen. Beskrivningen är densamma som i tidningen: till exempel "Kontant kvitto, fakturanummer 11-1097."
Debiter och krediter
Registreringen av debiteringar eller krediter är nästa steg i utskriftsprocessen. Varje transaktion måste ha minst en debitering och en kredit. Debiter ökar balansräkningen tillgångskonton, till exempel kontanter och inventarier, och öka resultaträkningen kostnadskonton, som marknadsföring och lönekostnader. Debiter minskar balansräkningsansvarskonton, till exempel betalningsbara skulder och eget kapitalkonton, till exempel kvarhållen vinst. Debiter minskar också försäljningskonton i resultaträkningen. Krediter öka balansräkningskonto, eget kapitalkonton och försäljningskonton. Krediter minskar balansräkningen tillgångskonton och kostnadskonton.
Balans
Det fjärde steget är att beräkna det löpande debet- och kreditbalansen för varje konto. Om kontokontot till exempel har en debitering på $ 10 000, en kreditpost på $ 5 000 och en debitering på $ 25 000 på tre separata datum, är de totala debiteringen $ 10 000 plus $ 25 000 eller $ 35 000 och summan av krediterna är $ 5 000. Därför är debiteringsbalansen vid sista dagen $ 35.000 minus $ 5.000 eller $ 30.000.
Felkorrigering
Det sista steget i utskriftsprocessen är att kontrollera om matematiska och dataöverföringsfel. Redovisningsprogramvarupaket kan minska dessa fel genom automatisering, men verifiering av siffrorna är ett försiktigt steg som förhindrar att fel sprids i bokslutet.
