Kontraktshantering är administration av ett juridiskt bindande avtal mellan två eller flera parter. Kontraktsledaren utvecklar kontraktsdokumentet från en skriftlig begäran om erbjudanden, leverantörsvar och förhandlingar med anbudsgivare. När kontraktet är undertecknat, är kontraktsansvarigens jobb att se till att avtalet är skrivet i överensstämmelse. Ett tydligt, omfattande och verkställbart avtal är avgörande för att framgångsrikt kunna lösa eventuella problem som uppstår vid genomförandet av kontraktet, inklusive de gemensamma kontraktsförvaltningsutmaningar som diskuteras i denna artikel.
Arbetet är inte vad som förväntas
Det bästa sättet att undvika utmaningen att arbeta inte är vad som förväntas är att klart definiera dina förväntningar i ditt kontrakt. Affärsbehov dokumenteras vanligen i en arbetsförklaring. Involvera människor på alla nivåer i verksamheten för att skapa krav och skriva arbetsdeklarationen, inklusive slutanvändare. Använd inte jargong. Definiera alla affärsvillkor och akronymer.
Budget eller tidslinje överstiger
I ditt kontrakt definierar du tydligt projektets omfattning. Se till att den förhandlade budgeten och tidslinjen är realistiska. Skapa en metod för att spåra budgeten och tidslinjen för att se till att du är på mål. På så sätt kan du övervaka budgeten och tidslinjen hela tiden under hela projektet.
Brist på resurser med rätt kompetens
Det är viktigt att namnge ett projektteam på båda sidor av kontraktet som har befogenhet att utföra arbetet. En organisationsplan bör ingå som en del av kontraktskraven. I kontraktet definierar titlar, om inte individer, att arbeta med projektet och statliga färdigheter eller certifieringar som kan krävas. Organisationsplanen kommer att expandera på detta, inklusive ett organisationsschema över alla projektteammedlemmar.
Projektstatus är okänt
Ange i kontraktet att en kommunikationsplan kommer att införas. Den här planen bör innehålla vad som krävs när det gäller statusuppdateringar och rutinmötet, samt adressera hur kommunikationen ska ske med andra delar av organisationen, särskilt de som arbetar med beroende projekt.
Ändring sker
Strukturera kontraktet för att säkerställa att risker identifieras och granskas varje vecka av laget är det bästa sättet att förbereda sig för förändringar. Kontraktet bör innehålla krav för att bedöma risk och identifiera lösningar för att mildra risken. Dessutom bör en formell ändringskontrollprocess ingå i ditt kontrakt.
Betalningen är omtvistad
Definiera metoder och processer i ditt kontrakt för att belöna / bestraffa baserat på överensstämmelse med kontraktet. Definiera metoder för att mäta framsteg. Ange exakta acceptanskriterier. Denna tydlighet i kontraktet kommer att säkerställa att båda parter förstår vad som förväntas för godkännande och betalning.
