När du meddelar en anställd, leverantör eller försäkringstagare att deras kontrakt inte förnyas, måste du skicka ett förnyelsebrev. Att skriva detta brev med takt och professionalism kan underlätta en vänlig separation, förutom att spara tid och hjärtat. Det här är en ganska knepig manöver Förnyelsebrevet måste balanseras mellan en bestämd position och känslighet för mottagarens känslor.
Ange tydligt din avsikt
Ange klart ditt syfte. Otydlighet kan öppna dörren för förvirring senare. Efter att ha angivit namnet på den aktuella verksamheten eller organisationen, förklara att läsaren inte förnyas. För mer känsliga frågor, till exempel en arbetsposition, bör brevet följa ett telefonsamtal eller ett personligt möte som kortfattat redogör för orsakerna till förnyelse.
Exempel:
Du får detta brev eftersom du för närvarande levererar en månatlig kaffetjänst till vårt kontor som vi måste avbryta effektiva nästa månad.
Ge backstory
Ge en ärlig anledning till förnyelse. Din mottagare förtjänar en giltig förklaring till beslutet. I många fall kan anledningen vara lika enkel som en förändring av politik, budgetnedskärningar eller regelbunden uppsägning av positionen. Om beslutet grundades på dålig prestanda, säg så med ett exempel. Undvik cattiness eller alltför anklagande uttalanden; istället vara lugn och professionell. Var säker på att du har särskilda incidentrapporter för att säkerhetskopiera eventuella felaktigheter eller dålig prestanda om beslutet ifrågasätts.
Exempel:
Du blir inte förnyad på grund av din prestation i arbetskapaciteten, särskilt när det gäller punktlighet och engagemang för jobbet.
Diskutera tillgängliga alternativ
Förklara alternativen som är tillgängliga för mottagaren. För en policyändring, ge alternativ och ett visst datum för uppsägning. I en arbetsplats eller leverantörsavtal utan förnyelse är det kritiskt att inte bara ge en tidsram, men instruktioner som gäller återstående semestertid och ansvar. Detta är också ett tillfälle, om du väljer, att informera mottagaren om processen för att tilltala icke-förnyelsen. Ange kontaktuppgifter för den ansvariga personen för processen eller en länk till den relevanta webbplatsen för ytterligare information.
Exempel:
Observera att din tjänst hos oss upphör att gälla den 1 februari. Om vi inte behöver dina tjänster behöver vi i framtiden när vår budget expanderar, så var noga med att kolla tillbaka med oss senare på året när vi utvärderar vår behov.
Politeness räknas
Var artig. I många fall kommer en icke-förnyelse som en överraskning för mottagaren, och det kan vara ett tufft brev att läsa, eftersom det ofta utgör ett stort livs- eller intäktsförändring. Tack anställd, försäkringstagare eller leverantör för deras tid och bidrag till verksamheten och, om så önskas, önskar dem lycka till i deras framtida insatser. Men hänvisa emellertid inte till några misstag eller tvivel om beslutet, eftersom det kan föreslå mottagaren att han eller hon ska bestrida beslutet eller ens ta det till domstol.
Exempel:
Tack för det värdefulla bidrag du har gjort till vår verksamhet. Vi önskar er lycka till framtida insatser.
Den korrekta formatet
Skriv brevet med ditt namn och din position. Ange din titel och kontaktinformation så att mottagaren förstår din auktoritet i beslutet och kommer att kunna nå dig med frågor. Om du bara rapporterar en policyändring lägger du till att icke-förnyelsen överensstämmer med den politiken och bifogas den som referens.
Var säker på att läsa det lilla utskriften
Om du har ett skriftligt avtal med den person eller tjänst du väljer att inte förnya, var noga med att läsa det finstilta. Det kan finnas specifika uppgifter om hur och när du kan säga upp avtalet som du måste följa så att du inte bryter mot kontraktssituationen. Om det är ett automatiskt förnyat kontrakt, till exempel det för en månatlig tjänst, skriv din begäran att säga upp och skicka den till lämplig avdelning. Var noga med att inkludera det datum du vill avsluta tjänsten. Det är upp till dig om du vill inkludera anledningen till det. Om du inte avbeställer före förnyelseperioden kan du vara fast med en avgångsavgift, så notera några tidsfrister för att avbryta när du skriver in ett automatiskt förnyat kontrakt.
