När du driver ett litet företag har du ofta uppgift att göra allt. Från ekonomi till mänskliga resurser till marknadsföring, kommer du sannolikt att ha många hattar. Detta kan vara utmanande när du inte har någon särskild erfarenhet inom dessa områden. Lyckligtvis kan många finansiella uppgifter vara självlärda med hjälp av resurser som hittats online eller via lokala småföretagsråd. En av de viktigaste av dessa uppgifter är att fastställa en budget och bestämma diskretionära och engagerade fasta kostnader.
Budgetering och affärsplaner
Budgetering är en kritisk aspekt av att driva ett litet företag. För att kvalificera sig för ett lån eller få godkännande från en styrelse kommer du sannolikt att behöva en budget och en affärsplan. Planen fungerar som den ekonomiska vägkartan för ditt företag under de kommande åren. Även om du är egenföretagare som ensam innehavare, utforma en affärsplan så att du har en bra uppfattning om var dina pengar kommer att gå i framtiden. Du kan också behöva en affärsplan om du lägger till vissa juridiska företagsbeteckningar, till exempel ett företag som kräver styrelse eller för försäkringsändamål.
De flesta affärsplaner innehåller kostnader som du kan kontrollera och kostnader som du inte kan. Dessa kostnader är kända som diskretionära fasta kostnader respektive fasta fasta kostnader. På många sätt liknar de de önskemål och behov du kanske känner till i din egen personliga budget. Men båda anses vara fasta i viss utsträckning, medan dina personliga önskemål, som att gå på bio, är mycket mer flexibla. En bra känsla för vilka saker i din företags budget är fasta och vilka kan ändras hjälper till att bestämma lönsamheten i din affärsplan.
Vad är diskretionära fasta kostnader?
En diskretionär fast kostnad är en som är en nödvändig utgift för en viss tidsperiod eller en tillgång som ibland är en onödig kostnad, men en nödvändighet vid andra tillfällen. I de flesta fall kan diskretionära fasta kostnader elimineras eller reduceras lättare än fasta fasta kostnader. De har också mindre inverkan på lönsamheten i ett företag om de sänks eller reduceras.
Kostnader som faller i denna kategori är inte sådana som kan elimineras permanent. I stället är de vanligen utgifter som tillfälligt reduceras eller avsätts för att hjälpa till med kortsiktiga bottenlinjen. Med tiden kan emellertid eliminering av diskretionära fasta kostnader skada din verksamhet på olika sätt, allt från minskad varumärkesexponering för utbildade anställda till minskad forskning och utveckling. Ditt företag borde alltid lämna utrymme i budgeten för diskretionära fasta kostnader av den anledningen.
Vad är åtagna fasta kostnader?
Åtagna fasta kostnader är de kostnader som du inte helt enkelt kan eliminera från din budget. De är utgifter som är nödvändiga, eftersom du behöver de varor eller tjänster som dessa kostar stöd för att driva verksamheten. Till exempel behöver ett företag som producerar T-shirts en fabrik och ett tyg innan det kan börja producera några skjortor. Ett företag som tillhandahåller någon form av tjänst behöver vanligtvis ett kontor för att möjliggöra klientmöten och en plats för anställda att arbeta.
Åtagandeperioden för fasta fasta kostnader tenderar att vara mycket längre än för diskretionskostnader. Till exempel är leasingkontoret på kontorsbyggnaden troligen en som kommer att vara giltig i ett antal år. Ett beslut om att säga upp avtal av detta slag leder ofta till förlust av inkomst på grund av påföljder. Det är ofta så att även om du ville eliminera utgifter i denna kategori kanske det inte är ekonomiskt möjligt att göra det.
Dessutom kommer själva verksamheten att göra det svårt att ändra dina engagerade fasta kostnader när de är etablerade. Om du producerar varor eller tillhandahåller tjänster på ett visst ställe, kan du vanligtvis inte bara stänga butiken och flytta utan att leda till en betydande ekonomisk förlust. En restaurang, till exempel, måste vara belägen i en anläggning med ett kommersiellt kök och ett matsal för att kunna fungera lagligt. Omlokalisering skulle kräva att ett företag slutar och sedan starta om igen när en ny anläggning hittades.
På grund av svårigheterna med att ändra någon aspekt av engagerade fasta kostnader är det bäst att överväga dessa beslut noggrant. Samråd med advokater, finansiella rådgivare, styrelser och handelskammare är klokt innan man gör långsiktiga åtaganden.
Diskretionärt fast kostnadsexempel
Eftersom diskretionära fasta kostnader definieras som de som ebb och flöde över långa perioder, kan de variera mycket beroende på vilken typ av verksamhet du driver. Några vanliga typer av utgifter som omfattas av denna kategori är reklamkampanjer, personalutbildning, investerarrelationer, PR och forskning, kvalitetskontroll, underhåll och affärsutvecklingsarbete. Andra exempel på engagerade fasta kostnader inkluderar underhållsavgifter för webbsidor, försäkrings kostnader, betalning av företagslån eller avbetalningar på någon form av affärsmässiga tillgångar.
Som du kan föreställa dig, kan kortsökning på kort sikt på reklamkampanjer få liten inverkan på dina vinstmarginaler. Men om du skulle helt skära ut din annonseringsbudget skulle ditt företag troligen se minskade marginaler över tid. På samma sätt kan tillfälligt minska medel avsedda för kvalitetskontroll vara ett bra val för en kortare tid. I en långsiktig finansiell plan skulle emellertid eliminering av kvalitetsstyrningsprocesser nästan säkert ha en negativ inverkan på ditt företags rykte och slutligen på vinst.
Committed Fixed Cost Exempel
Eftersom fasta fasta kostnader är de som inte kan elimineras från ett företags bundlinje, är de ofta större biljettobjekt. Dessa kan innefatta hyreskontrakt på kontorsutrymme, inköp av en maskin som krävs för driften av ditt företag eller nyttjanderätter. Alla dessa kostnader är nödvändiga för den fortsatta funktionen av verksamheten och kan därför inte elimineras. I de flesta fall är det inte heller möjligt att minska dessa kostnader på något meningsfullt sätt.
När du överväger fasta kostnader är det viktigt att inkludera eventuella extra avgifter eller avgifter som i slutändan kommer som ett resultat av ditt första köp. Om du till exempel köper en kontorsbyggnad för 100 000 dollar, men måste betala en månadsavgift för underhåll på 250 dollar till förvaltningsparken, måste du inkludera den senare kostnaden som en del av den åtagna fasta kostnadsbudgeten. På samma sätt, om din restaurang öppnar på en ny plats, bör den kommersiella ansvarsförsäkringen du behöver för den fysiska butiksfronten antas som en fast kostnad. Alla kostnader som kan uppstå som en följd av en fast kostnad måste beaktas.
Vad är skillnaden mellan åtaganden fast kostnad och nedsänkt kostnad?
Även om det finns vissa likheter mellan fasta kostnader och nedsatta kostnader, är villkoren inte utbytbara. (Observera att en nedsänkt kostnad kan också kallas en strängad kostnad.) En engagerad fast kostnad är en som inte kan elimineras från din budget och gör det möjligt för dig att driva din verksamhet. En nedsänkt kostnad är en som inte kan vara återhämtas på vilket sätt som helst när det betalas för.
Ett exempel på en nedsänkt kostnad är en reklamkampanj för en ny tjänst. Säg till exempel att ditt företags ledarskap trodde att ett föreslagna erbjudande visade enormt löfte och $ 50 000 tilldelades reklam för att rikta kunder. Men när kampanjen slutfördes fanns det ingen rörelse från nya eller nuvarande kunder för att anta tjänsten. Försäljningsgruppen kunde inte övertyga kunderna om att logga in och tjänsten skrotades därför från offerlistan. På grund av den misslyckade lanseringen skulle de 50 000 dollar som spenderades på reklam anses vara en nedsänkt kostnad. Pengarna i det här exemplet hade spenderats och kunde inte återvinnas.
Däremot skulle en bestämd fast kostnad vara om du hade föreslagit samma nya tjänst och många kunder var intresserade. säljteamet kunde ordna flera tecknade kontrakt baserat på den nya tjänsten. För att kunna erbjuda de utlovade leveranserna måste dock en $ 50 000 maskin köpas. I detta fall skulle maskinen betraktas som en engagerad fast kostnad, eftersom ditt företag absolut måste ha det för att kunna fortsätta att göra affärer som den har åtagit sig att.
Hur man tar hänsyn till diskretionära Vs. Åtagna fasta kostnader
Om ditt företags finansiella programvara ger dig möjlighet att skilja diskretionära och engagerade fasta kostnader, är det här ett utmärkt sätt att skilja de två och hålla din budget på rätt spår. Om du inte använder ett program med denna förmåga kan du kanske skapa en egen egen budgetkategori som endast används för diskretionära kostnader. Tänk på tidigare utgifter i varje kategori när du skapar en ny budget. Leta efter områden där du kan minska efter diskretionära kostnader, men vara realistiska. Budget ett belopp som tillåter vissa wiggle rum framåt. Beräkna aldrig exakt vad du har spenderat tidigare, eftersom det kan leda till tvångsminskningar av diskretionära kostnader längs linjen, om det behövs, är medel inte helt tillgängliga. Med tiden kan dessa nedskärningar skada din verksamhet.
När det gäller engagerade fasta kostnader kan budgeteringen vara lite lättare. Du vet redan hur mycket pengar du ska spendera i vissa kategorier varje månad eftersom det är typen av ett sådant finansiellt engagemang. Fortfarande, inkludera lite pengar utöver de fasta kostnaderna som ett just scenario.
Var noga med att dokumentera varje enskild kostnad du har, oavsett hur liten det är. Detta är det enda sättet att säkerställa noggrannhet i framtida budgetering och uppdateringar av affärsplaner. Du behöver veta hur mycket du ska fördela för diskretionära fasta och fasta fasta kostnader, så kategorisera vad du spenderar nu för en lättare tid i framtiden. Att hålla dina engagerade fasta kostnader så låga som möjligt och rensa bort onödiga diskretionära fasta kostnader är ett säkert sätt att hålla dina utgifter låga och din budget på rätt spår.
Fast Vs. Variabel kostnad
När man skapar en budget eller affärsplan är det också viktigt att överväga fasta kostnader jämfört med rörliga kostnader. Variabla kostnader skiljer sig från diskretionära och engagerade fasta kostnader, eftersom de ofta ändras varje månad. Om ditt företag använder reklam på sociala medier och betalar per klick kan du konstatera att du under några månader spenderar $ 100 medan du debiteras över $ 1000 i andra. Denna kostnad är helt beroende av hur effektiv annonsen är och hur många människor väljer att klicka på den.
Vissa kostnader kan vara korrekta eller variera beroende på hur du strukturerar ditt företag. Exempelvis kan summan av pengar som du är skyldig i lön varje månad vara en fast kostnad om dina anställda är lönade och betalade samma belopp oavsett hur många timmar de arbetar. Om din personal består av provision-baserade säljare eller timmearbetare kommer dock månatliga lönekostnader sannolikt att variera. I sådana fall är det klokt att avsätta extra pengar för att redovisa de ebbs och flöden som du kan förvänta dig.
