Kontorsförfaranden är viktiga om du vill köra saker smidigt i en professionell miljö, oavsett om det är ett juridiskt företag, läkarmottagning eller statlig anläggning. Det är viktigt att ha en skriftlig procedur synlig Varje kontor ska ha en skriftlig uppsättning procedurer som utvecklats av handledaren och kontorschefen synlig på frontkontoret.
Vilka Office Procedures bör stifta
Kontors timmar bör vara det första som nämns, och alla anställda bör vara på jobbet i tid och förberedda för dagen. Om en kund kommer till kontoret och ingen är där kommer det sannolikt att få en negativ syn på verksamheten och får aldrig återvända. Kontoret bör också vara snyggt, rent och vällevererat. Se till att en incheckningslista och pennor är tillgängliga för kunder att logga in och om möjligt göra kaffe och vatten tillgängligt. Första intryck är allt i ett framgångsrikt företag. Dessutom bör varje kund behandlas med respekt och professionalism, oavsett om de är på kontoret eller på telefon. Om ett samtal kommer in för en handledare ska arbetstagaren få all information innan de kopplas till den som ringer, inklusive namn, typ av samtal och telefonnummer om anslutningen går förlorad. Om samtalet är ett möte bör de ta reda på besöksbesöket och låta dem veta vad som är tillgängligt, se till att få ett telefonnummer vid avbokning. De bör alltid upprepa vad som sägs så det finns ingen förvirring.
Organisation
Organisera och behålla en arbetsstation för maximal produktivitet, se till att det finns papper i kopiorn, datorerna är igång, posten distribueras och meddelanden levereras. Om ditt jobb innebär att ordna researrangemang, var noga med att veta var din handledare vill stanna och registrera flygtider och information om hyrbil och ta reda på vädret i resan. Kontrollera alltid med din handledare innan du bokar reseplaner. När alla bokningar är färdiga, skriv ut två resvägar - en för dig och en för din handledare - och var noga med att ange datum för resan på kalendern.
Vid slutet av dagen går du över avtal med din handledare och gör henne medveten om planerade möten nästa dag. Ställ telefonsvararen på röstbrevlådan eller efter svarstiden för efterhand. Stäng av all utrustning, kopiera maskiner, skrivare och datorer och töm kaffekarnaffen och stäng av kaffebryggaren. Se till att alla dörrar är låsta innan du ställer in larmet.
