Som arbetsgivare ansvarar du för att skicka W-2-skattedeklarationer till varje anställd senast den 31 januari. Att behålla dina W-2-kopior på fil i flera år skyddar mot påståenden om att du inte skickade dem i tid och tjänar som försvar till en revision.
Rekordkrav
Internal Revenue Service kan granska avkastningen av ett litet företag i upp till tre år efter arkivering, enligt juridisk webbplats Nolo. IRS uppmuntrar företagare att behålla alla skattehandlingar, inklusive W-2s, i minst fyra år efter arkivering. Nolo erbjuder ett ännu mer konservativt förslag om att hålla register i minst sex år efter arkivering.
Skäl att hålla
Förutom att du använder W-2-uppgifter som dokumentation i en revision, vill du hålla dem om anställda hävdar att de inte fick en kopia. Anställda är inriktade på att kontakta dig om de inte får en W-2 inom två veckor efter den 31 januari. Vid den tidpunkten kan du behöva skicka en annan kopia. Du måste också behålla kopior av dina företagsbeskattningsansökningar, inklusive avkastning för vilka du redovisade anställningsinkomster, i minst sex år.
