Att skriva ett erbjudandebrev är ett viktigt steg för personalavdelningen. Det hjälper till med att få kvalificerade medarbetare att stärka ett företag på en konkurrensutsatt marknad. Att skicka ett formellt offerbrev minskar risken för förvirring senare. Om det finns några frågor angående villkoren för anställning senare, kommer företaget att ha en uppsikt över de villkor som anställda enats om. Med all nödvändig information som organiseras i förväg kan du skriva brevet med lätthet.
Förberedelse
Kontrollera statliga och lokala anställningslagar för att vara säker på att du följer alla bestämmelser. Dessa lagar skyddar anställda och företaget och ställer ofta in tidsfrister för att skicka och acceptera. Lagar varierar från stat till stat.
Gör ett muntligt erbjudande, om du inte redan har gjort det. Som professionell artighet erbjuds initialt personligen eller via telefon, så en ny medarbetare behöver inte vänta på ett brev som känner till ditt beslut att anställa honom. Detta kan också vara viktigt om din kandidat överväger andra företag.
Organisera dina anteckningar från intervjun och bekräfta de uppgifter som kommer att ingå i brevet. Denna information kan innehålla saker som lön, förmåner och semester. Att organisera dina idéer är viktigt för en professionell brevstruktur.
Skriva brevet
Börja brevet med företagsnamn, adress och telefonnummer längst upp på sidan. Du behöver inte skriva in den här delen om du använder ett officiellt företags brevhuvud. Hoppa alltid över en linje mellan delar av brevet.
Skriv det datum du skriver brevet.
Lägg till namn och adress för den kandidat som du förlänger erbjudandet till.
Skriv din hälsning, följt av ett kolon. Detta borde vara något formellt som "Kära fru Smith."
Skriv en introduktion, inklusive en bekräftelse på att du har förlängt ett muntligt erbjudande. Inkludera företagets namn och position du erbjuder.
Lägg till detaljerna i erbjudandet till brevet, inklusive löner, förmåner och eventuella särskilda anställningsvillkor som tider. När du ingår lön, formatera den i månads-, tim- eller veckobelopp så att det inte finns ett antaget löfte om ett långsiktigt anställningskontrakt.
Lägg till en annan paragraf för att informera kandidaten om det förväntade rapportdatumet. I det här avsnittet kanske du vill inkludera tiden, vilken plats som helst i byggnaden och vem de förväntas rapportera till. Om ditt företag har särskilda krav, inkludera dem även i det här avsnittet.
Skriv en slutsats till brevet inklusive en begäran om bekräftelse vid ett visst datum. Ta även den här tiden med att notera eventuella ytterligare referensmaterial som ingår i bokstaven.
Stäng brevet med ditt namn och din position. I slutet av brevet kan du också notera om bilagor och vem får en kopia av brevet.
tips
-
Om du har problem med att skriva brevet i ett korrekt format, använd en mall från din textbehandlingsprogramvara för att hjälpa dig.
