Effektiva kommunikationsplaner ger mervärde till organisationer och gör ofta skillnaden mellan framgång och misslyckande av program. Men, vad är en effektiv kommunikationsplan? Kommunikation definieras som "en process genom vilken information utbyts mellan individer genom ett gemensamt system av symboler, tecken eller beteende." Effektiv kommunikationsplanering hjälper till att övervinna hinder genom att skapa ett gemensamt språk och inrama meddelandet. Dessa planer hjälper till med att organisera en nyckelhemsarki och identifiera specifika uppgifter om din målgrupp när det gäller tid och leverans.
Planera att kommunicera effektivt
Effektiva kommunikationsplaner satte scenen för att hantera meddelandet, uppnå resultat och mäta framgång. Planerna identifierar grunderna för vem, vad, var, varför och hur för något kommunikationsprojekt, program eller företag. Att skapa en plan tvingar dig att tänka på dina mål och förutse reaktioner, inklusive hinder, innan du går offentligt. En kommunikationsplan fokuserar också på dina ansträngningar genom att ge sammanhang, prioriteringar och utveckla anpassning. Det gör det möjligt för dig att utveckla ett konsekvent budskap som bygger fart och är skräddarsydd för använd media.
Bygga planen
Medan kommunikationsplaner varierar i storlek, beroende på omfattning och syfte, ingår några viktiga komponenter: Analysera situationen. Vad är problemet eller möjligheten som finns? Hur förändras industrin eller företaget? Lanserar du något nytt? Har du undersökningsdata eller undersökningsdata? Är det en nödsituation eller krissituation? Är ekonomiska eller politiska faktorer relevanta? Vad är historien? Identifiera den primära och sekundära publiken. Vad är din publiks storlek? Vad är deras kunskaper om situationen? Hur kommer de att ske? Är de mottagliga? Strömma meddelandet. Varför behöver de detta meddelande? Påverkar du din publik? Be dem att vidta åtgärder? Kommer de att motstå det? Finns det lag till meddelandet? Bestäm distributionen. Hur kommer du till din målgrupp? Kan grupper hjälpa dig att kommunicera med det här meddelandet? Vilket medium passar ditt meddelande? Hur snabbt behöver det gå ut? Vilken är din publiks preferens? Uppsatta mål. Vad försöker du uppnå? Hur kommer du att veta om du uppnår det? Är det mätbart? Hur lång tid ska det ta? Vad är din budget? Mät resultaten. Uppnådde du dina mål? Behövs nästa steg? Behöver du mäta över en tidsperiod?
Typer av kommunikationsplaner
Beroende på ditt företag finns kommunikationsplaner vanligtvis på olika nivåer i organisationen. Ur företagens synvinkel fokuserar planen på företagets vision, uppdrag och strategier. Det kan också innehålla branding av den övergripande organisationen. På en produktnivå kan kommunikationsplaner hjälpa till att starta en produkt, utöka en produktlinje, bygga ett varumärke eller öka marknadsandelarna. PR-gruppen söker efter vad som är nyhetsvärt och hur man använder media för att nå flera marknader. Det kan också omfatta kriskommunikation, såväl som samhällsrelationer. I mänskliga resurser är fokus på medarbetarkommunikation. Hur kan vi vidarebefordra information till våra anställda om strategier, program, förändringar och träning? För investerarrelationer är målet att få ekonomiskt intresse i företaget, bygga rykte i det samhället och öka betyg.
Få ut ordet
Med mediernas tillväxt har kommunikatörer många val, men att veta din publik är kritisk. Fråga dina marknader vad de använder ofta. Bestäm vad ditt meddelande kräver. Är det brådskande? Behöver du feedback? Byggar du ett samhälle? Var och en av dessa skulle leda till ett annat distributionssystem. I många fall behövs mer än ett kommunikationsmedel för att säkerställa att meddelandet når din marknad. Vanliga distributionskanaler inkluderar: E-postmöten Sociala medier (Twitter, Facebook, LinkedIn, MySpace) Webbplatser / bloggar Nyhetsbrev / nyhetsbrev Presentationer Pressmeddelanden Brev Publikationer Handböcker Utdelningar TV-radio Videor Webinars / webcasts Utbildningar
Vägen till effektiva kommunikationsplaner
En viktig faktor i ineffektiv kommunikation är skillnaden i hur vi pratar, läser och tänker. Vi pratar på cirka 100 ord en minut, läser på omkring 200 ord en minut men våra tankar fungerar på mer än 500 ord i minuten. Det betyder att vi lätt kan bli distraherade. Lägg till därtill vår växande lista med inkommande e-postmeddelanden, det ökande antalet traditionella och online media källor och våra till synes oändliga möten. En effektiv plan måste ta itu med dessa problem genom att samla kunskap om dina specifika intressegrupper, få feedback och tillämpa dessa data för att utveckla effektiva meddelanden. Det innebär ofta att leverera det meddelandet i många format över tiden.
