Att tilldelas uppgiften att ta minuter vid ett möte ses av vissa människor som en otrolig uppgift.Att behärska konsten att ta effektiva mötesminuter är dock inte bara till hjälp för deltagarna att förstå problemen, diskutera och godkänna åtgärdsposter, men det kan också hjälpa andra som inte var vid bordet i beslutsfattandet. Underskatta inte kraften och effektiviteten av att lära sig att behärska denna skrivförmåga.
Föremål du behöver
-
Mötesagenda
-
Förteckning över deltagare
-
Penna eller penna
-
Anteckningsblock eller bärbar dator
-
Ljudinspelningsenhet (tillval)
Starta mötesminuten högst upp genom att skriva namnet på mötet, platsen, datumet och tiden som det hölls.
Lista de inbjudna deltagare som är närvarande vid deras namn, titel och avdelning de representerar tillsammans med de inbjudna men inte närvarande. Ange också namnen på alla inbjudna gästtalare eller presentatörer.
Skapa en underavdelning för varje dagordningspost och ta anteckningar när diskussionen avser det ämnet. Skriv ner nyckeldiskussionen och försök därmed att ange personens namn i samband med några viktiga punkter.
Efter diskussion om ämnet skriver du ned eventuella överenskomna steg eller beslut som fattas kring det här agendapunktet för att inkludera rekommenderade åtgärder av vem, förfallodagen, ansvariga personer eller avdelningen för genomförande etc. Det här är den mest kritiska delen av minuttags bearbeta eftersom några handlingsplaner från mötet kommer att härledas från det här avsnittet.
För eventuella problem eller diskussionspunkter som tagits upp men inte löst, lägg till dem i en separat sektion av dina minuters sidor som heter "Oupplösa problem." Mötesdeltagare kan se dessa senare och mötesvärden kan då bestämma hur man bäst hanterar upplösningen av dessa objekt.
I slutet av protokollet skriver du ned avtalet om nästa mötesdatum, tid och plats tillsammans med all annan information som krävs för att deltagarna ska veta förberedelser inför nästa session.
Slutligen se till att alla inbjudna deltagare är närvarande eller inte får en kopia av protokollet. Det är en bra tumregel att försöka distribuera minuterna inom 24 till 48 timmar efter mötet. På så sätt om något är felaktigt eller någon misquoted, kan den korrigeras medan den är frisk på varje deltagares sinne.
tips
-
Det är viktigt att ha en exakt lista över dem som är närvarande eftersom det kan vara viktigt att veta senare vem som var närvarande och deltog i att fatta viktiga beslut i mötet. Kom alltid ihåg att skriva både ditt namn och det datum du tog protokollet tillsammans med filen namnvägen till var protokollet kan hittas om den lagras elektroniskt på en dator.
Varning
Det är okej att ta stenografi men försök att inte parafrasera eller interjectera dina egna ord, kommentarer eller åsikter om vad du tycker att någon sa, kände eller tänkte - skriv protokollet som personen angav det.
