Effektiv användning av kommunikation kan göra eller bryta ditt företag, särskilt om du är i en position som handlar direkt med kunderna. PacificTel rekommenderar att du behandlar telefonsamtal, oavsett om de är personliga eller professionella samtal, som om de är personliga möten för att säkerställa att du lämnar kunderna ett bra intryck av dig och ditt företag.
Gör din hälsning artig och ange ditt namn. Om du är samtalsmottagare, försök att svara på din telefon med "Hej. Detta är Jane Doe, "istället för en enkel" Hej ". Om du initierade samtalet, ange syftet med ditt samtal på förhand.
Håll mottagaren eller mikrofonen nära din mun, tala i en vanlig tonröst och tydligt formulera dina ord. Anta inte att personen i den andra änden av telefonen har lika tydlig en linje som du gör. Gör allt du kan för att se vad du säger är lättförståeligt.
Välj en tyst miljö för samtalet. Om medarbetare talar högt, till exempel, ursäkta dig själv för den som ringer och fråga dina kollegor om att du tillåter privatliv att ringa eller söka en annan plats. Om du talar på en mobiltelefon, sitta ner och fokusera på samtalet. Om du flyttar kan du skapa ljud som kan dämpa dina ord. Om du befinner dig i en blåsig miljö, gå in på insidan för att avsluta samtalet eller omplanera det för en annan gång. Vind som blåser mot mikrofonen kan göra ett samtal väldigt svårt att höra.
Låt andra och senare samtal gå till röstbrevlådan om möjligt. Håll andra samtal - om du måste svara på dem - kortfattat. Southern Illinois University rekommenderar att du först frågar uppringaren om du får placera henne i vänteläge för att ringa ett annat samtal och kontrollera sedan varje 15 till 30 sekunder, eller tills du har slutfört det andra samtalet.
Ge tydliga, korta meddelanden om du måste lämna ett meddelande på röstbrevlådan. Ange ditt namn, syftet med samtalet och om du kommer att ringa tillbaka. Om du begär ett återkommande samtal lämnar du ditt telefonnummer, inklusive riktnummer, och upprepar numret så att det är klart.
tips
-
Utsätt inte uppringaren för dina personliga ljud. Undvik tuggummi eller äta medan du pratar i telefon och alltid täcka telefonen och vrid huvudet om du måste hosta eller nysa.
Varning
National Highway Traffic Safety Administration rapporterar att nästan 1 000 personer dog och ytterligare 24 000 skadades 2009 från bilolyckor som involverade mobiltelefonanvändning. Slå av telefonen när du kör eller använd handsfree-alternativet och aldrig skicka eller läsa textmeddelanden under körning.
