När du letar efter en lämplig kandidat för en öppen position i ditt företag är det viktigt att du dokumenterar exakta färdigheter, drag och kvalifikationer som behövs för att utmärka sig i positionen genom att analysera jobbet. Ett vanligt sätt att dokumentera resultaten av en arbetsanalys är att skriva en formell rapport. Rapporten kommer att innehålla detaljer om jobbet, inklusive kompetens som behövs, uppgifter involverade och de kvalifikationer som krävs för att slutföra jobbet framgångsrikt.
Observera en anställd i ditt företag som arbetar i samma eller liknande position som den som du vill fylla i. Notera de vanligaste uppgifterna hon fyller dagligen, hur mycket hon interagerar med andra anställda eller kunder och vilken särskild utrustning eller datorprogram som behövs för jobbet.
Kontakta arbetsgivare och företagsägare till andra företag som har anställda som arbetar i liknande ställen. Ställ frågor om de färdigheter som behövs, uppgifter som är inblandade och vad de tycker är kvalifikationerna en idealisk kandidat.
Starta rapporten med en översikt över positionen. Detta bör innehålla titeln, avdelningen, den omedelbara handledaren och huvudansvaret för positionen. Du bör också inkludera syftet med positionen, eller anledningen till att positionen är nödvändig i första hand.
Ange de specifika uppgifter som är inblandade i positionen, den nödvändiga utrustningen och den dator eller teknisk kunskap som behövs.
Inkludera information om träningen som kommer att krävas för positionen. Om jobbet exempelvis kräver exceptionell kunskap om Microsoft Office-program måste du bestämma om du är villig att träna den nya medarbetaren eller om du föredrar att hon redan har den här kunskapen. Informationen kan då listas som ett krav eller som en del av träningsprogrammet för positionen.
Lägg till detaljerad information om hur den nya medarbetaren kommer att relatera till andra anställda och kunder. Detta bör innehålla hur mycket anställda och kunder som kommer att förlita sig på den nya medarbetaren, liksom hur den nya medarbetaren kommer att interagera med andra i företaget och kunderna.
Ange eventuella personliga krav som du anser vara nödvändiga för att vara framgångsrik i positionen. Exempelvis behöver en kundservicerepresentant vara vänlig och personlig, medan det är viktigare för en redaktör att vara välorganiserad och kunna hantera flera projekt samtidigt.
