Kontorsförsörjningsbudgeten är en fördelning av kostnader som kan fungera som en utgiftsplan. I skriftlig form anger budgeten hur företaget ska spendera medel som är avsedda för leveranser som används i kontorsverksamheten. Planen ska vara realistisk så att den lätt kan förstås och följas. Kontorsförsörjningsbudgeten är ett nödvändigt verktyg för att mäta ett företags totala kostnader. Genom att förbereda en budget kan du hantera kostnaderna effektivt och behålla ett rimligt driftsutgiftsområde som inte överstiger företagsintäkterna. Grundbudgetbudgeten omfattar allmänt endast de utgifter som absolut krävs för att verksamheten ska kunna fungera effektivt. Budgeten kan ökas över tid, efter behov, medan verksamheten växer.
Granska de kontorsmaterial som är viktiga för att driva verksamheten. Skapa ett kalkylblad för att lista objekt som pennor, olika typer av papper, markörer, pennor, skrivarbläck, häftapparater och häftklamrar, pappersklipp, filmappar, brevförsändelser, kuvert och tejp. Var noga med att inkludera objekt som är specifika för ditt specifika företag. Om du till exempel tillhandahåller säkerhetskopiering av data eller hanterar medialagring behöver du CD-skivor eller DVD-skivor och andra specialtillbehör och utrustning.
Granska kostnaden för objekten och få en månadsmängd totalt för varje objekt. Dokumentera beräkningarna på kalkylbladet. Lägg till alla de enskilda numren för varje objekt tillsammans för den månatliga budgeten totalt. Därefter multiplicera den månatliga totalsumman med 12 för det årliga budgetbudgetbeloppet. Lägg till ytterligare 10 procent för expansion.
Forska de olika leverantörerna av kontorsleverantörer för att hitta de mest kostnadseffektiva priserna. Skapa ett separat kalkylblad för att jämföra data från olika leverantörer för de artiklar du använder regelbundet för att bedriva verksamhet. Oberoende leverantörer kommer ofta att erbjuda citat för att du ska överväga. Beräkna leverantörsberäkningarna för den ungefärliga månatliga genomsnittskostnaden. Inkludera dessa data plus 10 procent på kalkylbladet.
Jämför de totala leverantörsuppskattningarna till din nuvarande och ursprungliga uppskattning. Skapa en kopia av det ursprungliga beräkningsbladet från steg 1 för att använda för att överväga prisändringar. Använd det nya kalkylbladet som mall för din nuvarande budget. Justera prissättningen för varor som hittats för mindre hos olika leverantörer. Notera säljaren, priset och datumet på kalkylbladet för framtida spårning. Överväga varje objekt på listan och eliminera de som inte är absolut nödvändiga.
Utvärdera och granska budgeten varje månad. Försök använda ett budgetverktyg som det som Microsoft erbjuder för att hantera kontorsförsörjningsfinansieringen. Utveckla ett system för övervakning av kontorsförsörjningsbudgeten konsekvent. Justera och granska regelbundet prissättning och leveransanvändning. Justera budgeten enligt nya fynd och trim när det är möjligt. Om överutnyttjande sker, vidta åtgärder för att hitta minskningar på andra sätt genom att utnyttja försäljningen och andra leverantörsleveranser.
