En styrelse, som vilken arbetsgrupp som helst, behöver tid och information för att absorbera och överväga en ny idé. Oavsett om du är avdelningschef, volontär, konsult eller styrelseledamot, gäller vissa grundläggande riktlinjer när du presenterar en ny idé. Att ge en kortfattad presentation, förutse möjliga frågor, ge tillräcklig information för att tillåta beslutsfattande och omedelbart svara på oro kan göra skillnaden mellan godkännande och avslag på ditt förslag.
Organisera information så kortfattat som möjligt. Det innebär att du ger en översikt eller ett sammanfattningsblad överst på materialet, vilket gör det möjligt för styrelseledamöter att fånga den nya idén och stötpunkten i din presentation i en enda kortfattad läsning. Den översiktliga affärsplanen som visas på Planware.org erbjuder exempel på huvudämnesrubriker som kan utgöra ditt sammanställningsblad (se Resurser). Anpassa dem för att illustrera din föreslagna idé och plan för attack. Anpassa hela konturen för att passa detaljerna i ditt tillvägagångssätt. Med en sammanfattning av en sida och en tvåsidig kontur har du fått styrelseledamöter en fullständig översikt över problemet, din forskning och dina förslag till lösningar. Material som följer kan expandera på ämnen i ordningen i din sammanfattning. Detta gör det möjligt för läsarna att förstå hela ideen i en kort läsning och kommer också att hjälpa till att organisera din presentation så att den passar den tid som styrelsen tilldelar. Om du får några minuter, granska sammanfattningen; med en längre tid, granska konturen. Med mycket tid är du beredd att hantera specifika problem i detalj. Detta visar både din förmåga att arbeta tillsammans och din respekt för andra affärer som styrelsen behöver göra.
Presentera idéer i olika former. Public speaking coach Patricia Fripp observerar att vissa människor kommer ihåg vad de hör, men de flesta kommer ihåg vad de ser. Om din idé innebär resurallokering, ytterligare personal eller förbättring av marknadsandel, överväga att presentera denna information kortfattat med diagram, diagram och diagram. Programvara som Microsoft PowerPoint eller de olika grafiska programmen som anges på Pure-Mac kan du presentera grafisk information i blank form (se Resurser). Ge utskriftsstöd för grafik, så att styrelseledamöter kan granska diagram och diagram senare.
Förutse och svara på logiska frågor i ditt presentationsmaterial. Ge kostnadsberäkningar, provutbildningsplaner eller annan data för att stödja den uppskattade framgången för din idé. I det här området är det mycket annorlunda att förutse frågor från att försvara din idé från angrepp. Undvik defensiva strategier som att kommentera att många tror att idén inte kommer att fungera eller klassificera logiska frågor som invändningar.
Reagera på oförutsedda frågor omedelbart. Tacka frågeställaren för hans insikt och medge att du inte har alla data eller detaljer i det området kan åtföljas av ett löfte om att få svar inom en vecka eller annan logisk tidsram. Följ igenom och träffa deadline. Informera alla styrelseledamöter av svaren, inte bara frågeställaren. Detta visar din känslighet för bekymmer och din önskan att kommunicera effektivt.
Förbered dig för att reagera flexibelt på förslag. Identifiera områden där din idé lätt kan ändras och områden där det blir svårt.Detta ger dig ett steg framåt när du svarar på invändningar eller problem.
Ge tillräcklig stödinformation för att tillåta beslutsfattande. Speciellt med nya idéer vill styrelseledamöterna granska information i sin takt innan de åtar sig. Denna översynsprocess kan ge ytterligare frågor eller oro. Material måste erbjuda ett komplett uttryck för din idé utan att vara så överväldigande att de hindrar beslutsprocessen. Till exempel behöver läsare de tre kostnadsuppskattningar som du har erhållit tillsammans med företagsnamn på eventuella undersökningsledare. men på den här tiden är de inte beredda att vada genom ett fullständigt spektrum av frågor som undersökningarna kan innehålla eller din detaljerade korrespondens med varje ledare. En kort paragraf om deras framgång och tidsram är adekvat; En detaljerad historia för varje företag kommer i vägen för ett grundläggande beslut om huruvida man ska göra en undersökning eller ej.
Avsluta din presentation genom att tacka styrelsen för att ta tid att överväga din idé, oavsett dess första svar. Med tur kommer du tillbaka med fler idéer och kommer att vara glada för ett varmt välkomnande.
