Faxer är viktiga dokument i många branscher eftersom de ger en juridisk fax av en signatur. De tjänar till exempel som juridisk dokumentation i import / exportindustrin, där parter ofta ligger tusentals kilometer från varandra. En negativ om fax är att de lätt kan gå vilse eller skickas till fel plats om de inte ger specifika instruktioner till mottagarna. Det här är ett faxöverdragsark. Fax täckplåt kan sträcka sig från handskrivna instruktioner på ett tomt papper till professionellt utformade formulär komplett med företagslogotyp, detaljerade mellanslag för namn, telefonnummer, checkboxar för grundläggande detaljer och en plats att skriva instruktioner. Att skapa ditt eget faxblad täcker gratis är en enkel process.
Gratis källor till faxöverdragsblad
Kontrollera din ordbehandlingsprogram för att se om det finns gratis mallar på faxomslagsark, vilket kan hittas genom att söka efter datorn för mallar. Microsoft Word tillhandahåller till exempel mallar (se Resurser). Microsoft-mallarna, när de öppnas, kan sparas på din dator om du använder Microsoft Word.
Gör ditt eget faxblad med ditt ordbehandlingsprogram och följ ett grundläggande format.
Skriv ditt eget faxblad om du inte har en dator som är praktisk. Det här gör jobbet gjort, men har ingen professionell överklagande av ett digitalt utformat omslag.
Format på ett faxomslag
Lägg ordet "Fax" eller "Faxöverföringsblad" i stora bokstäver högst upp på ditt ark. Detta identifierar det som omslaget, separat från det dokument du skickar.
Justera lämnade följande rubriker i den här ordningen, hoppar över en rad mellan var och en: "Date:", "From:", "Sender's Phone:" och "Return Fax Number:" Dessa identifierar faxkällan så att det lätt kan upptäckas om mottagaren väntar på det. De innehåller också nödvändig kontaktinformation för avsändaren.
Hoppa över två eller tre rader och fortsätt med dessa rubriker: "Till:", "Faxnummer:" och "Telefonnummer:" Identifiera mottagaren så att faxet gör det till rätt destination. Genom att sätta mottagarens faxnummer gör det lättare att ställa in rätt nummer i faxen utan att följa anteckningar. Om mottagaren har kontaktens telefonnummer tillåter avsändaren att ringa ett snabbt samtal för att bekräfta att faxet har mottagits eller om det är skadat vid överföring.
Hoppa över ett par rader och lägg till en rubrik som säger "Antal sidor inklusive lock:" Om du anger att antalet sidor innehåller omslaget, eliminerar förvirring.
Hoppa över två eller tre rader och lista rubriken "Ämne:" Här kan avsändaren förklara det bifogade dokumentet kortfattat.
Lägg rubriken "Anmärkningar:" under "Ämne" så avsändaren kan skriva instruktioner som "Leverera omedelbart till Mrs Jones" eller "Ring mig när du får det här" eller "Vänligen kolla på det här, skriv och faxa tillbaka."
tips
-
Klarhet är den viktigaste kvaliteten på ett faxblad. Fet rubrikerna om du skapar arket i ett ordbehandlingsprogram. Om du hand skriver arket, skriv ut tydligt och under rubrikerna.
