Skriftliga direktiv till anställda är ofta mer användbara än verbala instruktioner. Ett brev som innehåller detaljer om en ny policy eller procedur ger anställda ett dokument för framtida referens. Förutom att hjälpa dem att komma ihåg hur man följer ett nytt förfarande uppfyller ett direktivbrev det rättsliga kravet att tillhandahålla officiell anmälan om en ny lagstadgad politik. Till exempel börjar många städer i början av 2011 att införa rökförbud som påverkar områdesföretag. Det är arbetsgivarens ansvar att informera arbetarna om hur man ska följa den nya rökningspolitiken.
Placera företags brevhuvud i din skrivare. Detta direktiv är en officiell anmälan, och brevhuvudet stärker informationens formella karaktär.
Skriv in hela datumet. Du måste alltid inkludera datumet på ett direktiv eftersom det fastställer tidpunkten för anmälan. Hoppa över en rad.
Ange namnet på mottagaren och hennes adress om direktivet bara går till en person. Om det är ett brev till alla anställda, släpp inte namn och adress.
Skriv "Kära värderade anställda" följt av ett kolon om brevet går till alla anställda. Skriv ett visst namn om det kommer till en person.
Börja brevet med ett direkt uttalande om vad anvisningarna gäller. Ange relevanta uppgifter om policyen eller förfarandet, t.ex. när det träder i kraft och vem påverkas av politiken.
Ange stegen för att slutföra uppgiften eller för att följa den nya policyen. Använd klart, lättläst språk som anställda kan följa.
Förklara hur denna nya policy kommer att gynna mottagaren och tacka för deras samarbete. Förklara vad som händer om en anställd väljer att inte följa direktivet.
Ange lämpliga tidsfrister eller kontaktuppgifter i sista stycket. Beskriv metoden för att utvärdera anställdas överensstämmelse, om tillämpligt. Erbjuda att svara på eventuella frågor som mottagarna kan ha.
Stäng brevet genom att skriva en respektfull stängning och skriva ditt fullständiga namn och titel. Skriv över ditt typade namn.
Ha en annan handledare läs brevet för att se till att du inte har missat någon information.
Maila brevet / brev. Om direktivet är ett resultat av en ändring av en lag, överväga att be om att en underskrift bekräftas av mottagaren / mottagarna för att bevisa att direktivet har mottagits.
