Att skriva samlingsbrev till icke-betalande kunder är en oundviklig uppgift för varje företagare. För att öka dina odds för att få betalt vad du är skyldig, skapa en detaljerad betalningspolitik innan du utfärdar kredit- och användarakt och professionalism när du försöker samla på förfallna konton.
Skapa en betalningspolicy
Innan du tillåter en kund eller kund att skjuta upp betalning, betala på kredit eller betala efter leverans av produkter eller tjänster, utveckla en betalningspolicy som beskriver dina villkor. Detta bör innehålla detaljer om när du betraktar en förskottsbetalning, till exempel 10 dagar eller 30 dagar efter det att en faktura har utfärdats. Det bör också innehålla detaljer om vad som kommer att hända om betalning fortsätter, till exempel utfärdande av påföljder och sena avgifter, avbrytande av tjänster eller att vidta rättsliga åtgärder.
Adressera specifikationerna
Hänvisa till ditt kontraktsavtal med kunden vid utarbetandet av ditt samlingsbrev. Referera order, fakturanummer, datum för service eller köp och datum då den ursprungliga betalningen berodde. Om det fanns tidigare försök att samla, nämna dem också, och ge kunden en total som inkluderar påföljder. Till exempel "Din order på 1000 vattenflaskor levererades den 1 oktober och en faktura för $ 250 utfärdades via e-mail 3 oktober med ett betalningsdatum den 3 november. Ditt konto är nu 30 dagar förfallen och ditt konto har bedömts en $ 25 avgift, vilket gör ditt utestående saldo $ 275, betalas omedelbart."
Var sympatisk, men fast
Medan vissa icke betalande kunder kan dodging sina räkningar kan andra ha glömt sitt betalningsdatum eller ha allvarliga kassaflödesproblem. Ge kunderna nytta av tvivel när man skriver insamlingsbokstäver för att undvika att sätta dem på defensiven. Till exempel, "Vi förstår att oförutsedda omständigheter kan uppstå, och vi är fast beslutna att arbeta med dig för att lösa denna fråga." Det här tillvägagångssättet gör inga förolämpningar för kunden, men klargör att betalning måste ske oberoende av omständigheterna.
Fäst verifieringsdokument
Fäst i ditt samlingsbrev kopior av tidigare utfärdade fakturor, tidigare korrespondens över problemet, en kopia av alla avtalade avtal eller skriftligt avtal och utdrag ur din betalningspolicy. Om du är villig att förhandla om balansen eller ta delbetalningar, redogör för de specifika villkoren för ditt erbjudande. Ange ett nummer att ringa om kunden har frågor och inkludera ett förbetalt, självadresserat kuvert för enkel betalning.
Använd en advokat
Om upprepade försök att samla på förfallna konton inte är fruktbara kan du välja att få en advokat att skicka samlingsbrevet på dina vägnar. Din advokat kan rekommendera hot av smådomstolsdomstol, hänvisning till inkassobyrå, kreditrapportering eller andra rättsliga åtgärder. Väg kostnadsfördelen av vad det skulle ta för dig att lägga ut dina insamlingsinsatser för en juridisk professionell mot det belopp du potentiellt kan samla från din kund. Att använda en advokat för att skriva ett samlingsbrev för en $ 50-faktura kan till exempel inte vara kostnadseffektiv, men att använda professionell hjälp för insamling på ett konto på $ 10.000 skulle nästan vara värt kostnaden.
