Projektportföljförvaltning är en process genom vilka organisationer och företag kan ordna, visa och analysera sina nuvarande projekt. Det används ofta för att prioritera de olika projekten; De sorteras vanligtvis i olika kategorier som ekonomi, tillväxt och nytta. Projektportföljer gör det möjligt för styrelsen eller en verkställande direktör att få en bredare uppfattning och en djupare förståelse för företagets nuvarande företag.
Kompilera en inventering av företagets pågående projekt. Inkludera alla företag som företaget idag har, oavsett hur liten det är. Ge tillräckligt med beskrivande information för varje projekt så att de kan jämföras och hanteras. Till exempel detaljera projektets prognostiserade finansiella kostnad, dess avsedda mål, fördelar, beräknad varaktighet och hur projektet stöder företagets övergripande strategi.
Ett bostadsföretag kan till exempel sammanställa en inventering som innehåller ett initiativ mot socialt beteende, ett nytt regenereringsprojekt och en nybyggnad. Företaget kan också skriva att boetets regenereringsprojekt kostar 1 miljon dollar, beräknas ta 3 år att slutföra och kommer att rymma 800 nya familjer.
Ladda upp informationen elektroniskt Detta kommer att se till att uppgifterna kan jämföras snabbare och mer effektivt än av ett mänskligt lag. Elektroniska data kan också överföras via e-post och skickas direkt till företagsledarna.
Ordna ett möte för företagets verkställande direktörer och avdelningschefer (portfolio management team, eller PMT). Dessa personer kommer att ha bredast kunskap om verksamheten och kan fatta välgrundade beslut i företagets bästa. Be dem före mötet att titta över data och ta upp informationen för diskussion.
Se till att portföljlaget godkänner kriterierna för att prioritera ett projekt. Frågor som ekonomi och nytta används ofta för att bestämma prioritet, men andra frågor som potential kan övervägas.
Ring till mötet och prioritera de pågående projekt som bedrivs av företaget. Prioritering bör ges till projekt baserade på deras ekonomiska, tillväxt- och förmånspotentialer. De högsta prioriterade projekten kommer att kräva ständig uppmärksamhet, medan andra prioriterade projekt kan hållas eller släppas helt från företagets agenda.
Reevaluera företagets projektledning genom att ringa PMT tillsammans regelbundet. Ordna kvartalsvis, månadsvis eller till och med veckovis konsultverksamhet och diskutera om vissa projekt behöver mer stöd (därmed höja prioriteringen) eller kan släppas längre ner i listan.
