Om du köper varor eller tjänster från en leverantör har du sannolikt ett intresse för dina månatliga transaktioner med dessa företag. Detsamma gäller för alla kunder som köper varor eller tjänster från dig som företagsägare. För att ge en detaljerad redovisning av kundens eller kundens månatliga verksamhet erbjuder många företag ett kontoutdrag. Även om vissa företag fortfarande mailar dem, kan de också tillhandahållas via e-post eller en webbportal. Dokumentet fungerar som en artighet och hjälper dina kunder att balansera sina egna böcker.
tips
-
Ett kontoutdrag är ett dokument som visar en kund en redovisning av varje transaktion inom en viss faktureringsperiod.
Vad är en redogörelse för konto?
Ett kontoutdrag ger en lista över kundens transaktioner för en viss tidsram. I likhet med det kontoutdrag som du får för dina egna finansiella transaktioner, anger ett företagsdeklaration av konton start- och slutdatum, startbalans, slutbalans och alla debet och krediter som hände mellan dessa två datum.
I allmänhet skickar företagen endast ett kontoutdrag till kunder som har ett konto och har skrivit de lämpliga avtalen. Beroende på dina personliga preferenser kan du besluta att bara skicka kontoutdrag till dem som hade aktivitet under en viss månad. Detta är särskilt fördelaktigt om du har några kunder som inte köper från dig varje månad. Det kommer att spara dig extra kostnad för att skicka uttalanden med nollbalanser.
Formatering av en kontoutdrag
Om du aldrig har skrivit ett kontoutdrag kanske du inte vet hur du formaterar det. Den goda nyheten är att det finns gott om mallar som kan hjälpa dig, inklusive vissa i Microsoft Word. Det behöver helt enkelt ha orden "kontoutdrag" längst upp och inkludera kundens namn och adress under "till" och ditt namn och adress under "från". Du ska sedan specificera varje transaktion som ägde rum under månaden, inklusive alla inköp och krediter och hålla ett löpande balans i kolumnen längst till höger när du går. I botten borde det finnas ett totalt belopp som anges i förteckningen samt instruktioner om hur man betalar.
Om din kund faktureras automatiskt, var noga med att klargöra detta på uttalandet. Detta är en information-enbart uttalande. Dina kunder kan hantera en stapel fakturor och uttalanden och har inte tid att sortera genom egna poster för att avgöra om de har betalat än eller inte. Om du måste bifoga en faktura längst ner för att undvika att skriva ut separata påståenden för dem som autopay, se till att du noterar på den fakturaen att betalningen debiteras för att undvika dubbla betalningar.
Vad är en bankdeklaration och dess syfte?
När företag utfärdar kontoutdrag gör de det ofta för bekvämlighet till kunder, även om det kostar extra, särskilt om du skickar det via post. Kostnadseffektiviteten av denna typ av artighet kan vara ifrågasättande om du inte kan knyta den direkt tillbaka till en ökning av dina kunder som betalar sina räkningar i tid. Om de kontinuerligt får meddelande om sina transaktioner tillsammans med en faktura som gör det enkelt att betala, kan de faktiskt betala betalning snarare än att lägga ut det till sidan tills de kan kolla in vad de har köpt i föregående månad.
På kundens slut är syftet med ett kontoutdrag att göra bokföring enkelt. Dina kunder har sannolikt en ström av fakturor som kommer in varje månad, vilket innebär att din är en av många. Den information du tillhandahåller kan enkelt jämföras med egna böcker. När året går framåt kan de ta en titt på historiska uppgifter relaterade till det företag som de gör med dig och använda informationen för att ställa in framtida budgetprognoser.
Redogörelse för kontoexempel
Det bästa exemplet på kontoutdrag är det kontoutdrag du får varje månad. Du får det här för alla dina konton, inklusive dina personliga bankkonton, eventuella investeringskonton du äger, ditt kreditkort och ditt eget företags finansiella konton. Det har vanligtvis en början till slutdatum, en startbalans, ett slutbalans och en logg över alla transaktioner som hände under den tidsramen.
Som med ditt företags kontoutdrag kan ett kontoutdrag ske via postanmälan i pappersbaserad form eller ses online. Om det är relaterat till ditt kreditkort kommer du sannolikt att se en faktura längst ner i kontoutdraget som innehåller det belopp du ska betala och förfallodagen. Till skillnad från kontoutdrag kan ditt kontoutdrag komma även om du inte hade några transaktioner för månaden.
Mål för en bankdeklaration
Målet med ett kontoutdrag är öppenhet. Kunder vill se alla transaktioner som är inloggade på sina konton under hela året. Innan internetbank kunde kunderna spåra sina transaktioner i ett kontrollregister och förena beloppet när det månatliga uttalandet kom i posten. Om de glömde att logga in en transaktion så skulle de se det på uttalandet och kunna snabbt åtgärda felet. På samma sätt behållde företagen också koll på deras finansiella transaktioner i pappersbaserade ledgers och dubbel kontrollerade beloppen med månadsrapporten.
Tekniken har förändrat allt detta. Nu kan företag och privatpersoner logga in dygnet runt och se senaste informationen om transaktioner. Det finns inget behov av att hålla en löpning, men om de verkligen vill hålla sig uppdaterade kan de ställa in sina konton för att varna dem varje gång en ny transaktion kommer över. För företag gör redovisning och bokföringsprogramvara det enkelt att behålla en konstant överblick över alla affärskostnader.
Vad är skillnaden mellan fakturering och fakturering?
Eftersom kontoutdrag kan innehålla en faktura längst ner kan det lätt förväxlas med en faktura eller faktura. Du kanske märker att din månatliga kabelräkning, till exempel, har information om de olika avgifterna samtidigt som du inkluderar en avrivningsslip längst ner för att du ska betala betalning om du inte betalar elektroniskt. Detta är en faktura snarare än ett kontoutdrag eftersom det inte beskriver varje transaktion som kom över ditt konto under rapportperioden.
Skillnaden mellan fakturor och räkningar kan dock vara ännu mer subtil. Villkoren används ofta omväxlande, men skillnaden är i det sätt som mottagaren hänvisar till dem.Ett företag begär ofta en faktura, som är ett dokument som bevisar en persons skuldsättning till en annan. Det är sällsynt att du ser en person ringa sin kabelräkning en faktura och när den kommer in i posten brukar den betecknas som en faktura medan en faktura generellt kommer med en rubrik som läser "faktura".
En annan skillnad mellan de två är att en faktura kan ses som en form av kredit. Kunden har viss tid att betala efter att produkten eller serviceförfrågan är uppfylld. En proposition å andra sidan beror på en mycket strikt tidsfrist. Om du får en räkning efter middagen i en restaurang är tidsfristen omedelbar. Däremot kan din vattenräkning tekniskt betecknas som en faktura eftersom du kan ha upp till ett par veckor att betala det, vilket innebär att verktyget förlänger dig som en återkommande kund. Det är här skillnaden mellan de två kan vara skumma.
Hur länge är en månadssignalcykel?
Redovisning av konton följer en faktureringsperiod, som beror på preferensen för den verksamhet som utfärdar dem. En faktureringscykel definieras som tidsperioden mellan ett uttalande datum till nästa. Det finns en tydlig början och slut på varje faktureringsperiod, med den nya cykeln som sparas så snart den föregående är klar. Om uttalanden skickas till kunder kommer de i allmänhet inte att vara i deras händer den dag då cykeln slutar, men cykelstarts- och slutdatumet skrivs vanligtvis på det.
Redovisningscykler tenderar att följa branschstandarder, så det kan hjälpa till att leta efter. Dina faktureringscykler kan variera från 20 till 45 dagar, men det kan vara lättare att ställa in ditt kontoutdrags statement inom 30-dagarsintervallet. Du kan också välja att följa en månatlig faktureringsperiod när du skickar dina kontoutdrag, vilket innebär att de antingen startar den första dagen i månaden eller den sista dagen i månaden.
Hantering av sena betalningar
Tyvärr kommer det ibland att finnas minst en kund som går sent för att göra betalningar. Du kan skicka sena meddelanden eller till och med hämta telefonen och ringa, men ofta kan en kontoutdrag komma till spel. Din kund kanske vill se exakt vad avgifterna är. Du kan också hitta att du vidarebefordras till en annan avdelning, där de professionella vill ha en sammanfattning av de saker som ännu inte har betalats.
Om kontot fortfarande inte betalas över en längre tid blir det nödvändigt att byta kontot till samlingar. En kontoutdrag kan användas för att precisera vad som är skyldigt eftersom det överlämnas till den tredje parten som försöker samla in. Du måste också räkna med ränta för de försenade betalningarna, enligt vad som anges i din faktura eller det ursprungliga kontraktet du signerade med kunden. Om du någonsin måste ta någon till domstol, kommer en detaljerad redogörelse för alla transaktioner att vara avgörande.
Elektroniska kontoutdrag
Kunderna lita allt mer på elektronisk kommunikation för allt, inklusive räkningar och kontoutdrag. Du kan maila ditt kontoutdrag till varje kund på det angivna datumet, och chansen är att de kommer att vara nöjda med det. Vissa företag har dock funnit det mer effektivt att skapa en onlineportal. Alla vanliga kunder får möjlighet att skapa ett användarnamn och lösenord. De kan logga in så ofta som de vill få tillgång till uppdaterad kontoinformation, begära produkter eller tjänster, få hjälp med ett problem och mer.
Den största negativa aspekten för en portalanpassning är att det krävs extra insats på kundens slut för att skapa en profil och kom ihåg att logga in. Om du ordnar saker på detta sätt kan det hjälpa till att se till att kunderna kommer att varna närhelst en ny vara är publicerad. Om detta inte är möjligt kan en e-postbaserad elektronisk inställning till kontoutdrag fungera bättre.
Uttalanden om kontosäkerhet
Banker inser att identitetsstöld är en verklig oro för sina medlemmar, och de vidtar åtgärder för att hålla informationen så säker som möjligt. För företag bör samma rättighet gälla alla kontoutdrag som du skickar till dina egna kunder. Tänk på en kriminals sinne och se till att om räkningen hamnar i fela händer, är informationen inte tillräcklig för att begå identitetsstöld.
Detta gäller även alla elektroniska uttalanden du utfärdar. Om du skickar e-post till kunder för att låta dem veta sina uttalanden är nu tillgängliga, tänk dig att en tredje part får tillgång till det mailet. Finns det tillräcklig information för en förekomst av identitetsbedrägeri? Om du måste skicka ett kunders lösenord, skicka inte lösenordet i e-postformulär. Istället skicka dem en länk som de kan använda för att skapa ett nytt lösenord och överväga att behöva identifiera information för alla som behöver en återställning. Du kan fråga att de känner till kontoinnehavarens namn, gatuadress, mors mamma eller någon annan typ av verifierare.
