Det är inte ovanligt för företagare och tjänsteleverantörer att underlätta kunderna. Om du till exempel är webbdesigner och det projekt du jobbar med tar mer tid och ansträngning än du trodde, kanske du vill debitera mer. I det här fallet är det vettigt att utfärda ett betalkort eller betalkort till din klient. Detta dokument används allmänt inom alla branscher för inkrementell fakturering, banktransaktioner och mer.
tips
-
Ett betalkort eller ett sedlar är en blankett som säljaren meddelar om att de inte har fakturerats eller debiterats tillräckligt. Det har rollen att hantera balans på grund av en viss faktura och korrigera faktureringsfel.
Vad är en Debit Memorandum?
Låt oss säga att du äger ett digitalt marknadsföringsbyrå, och en av dina kunder begär ytterligare tjänster efter att ha beställt.Du kan antingen utfärda ett betalkort eller en ny faktura som täcker dessa tjänster. Om du väljer det första alternativet är det nödvändigt att spela in debetnota på månadsrapporten av utestående kundfordringar.
Bankerna utfärdar debetnota för att anmäla kunderna om avgifter för lånebetalningar, ränta, studsavgifter, DDA debitering och kreditavgifter och så vidare. Detta dokument kan också användas för att debitera en provision eller kompensera ett kreditbalans som återstår i ett kundkonto. Tänk på det som en informell faktura.
Debit vs Credit Memos
Som företagsägare är det viktigt att du förstår skillnaden mellan debet- och kreditnota. Den senare används för att minska det belopp som en köpare är skyldig till säljaren. Köparna registrerar den här minskningen i deras betalningsbalans, medan leverantörerna registrerar det i sina kundfordringar.
I allmänhet utfärdar företagen ett kreditnota när avgifterna för en kund är för höga. Till exempel kan en fabrik utfärda en faktura på $ 2000 för 200 enheter varor där varje enhet kostar $ 10. Köparen informerar fabriken om att fem enheter är defekta. I det här fallet kan fabriken utfärda ett kreditnota på $ 50 och registrera transaktionen i kundfordringar.
Beloppet som anges i kreditnota kan återbetalas till köparen eller tillämpas mot ett köp. Precis som ett betalkort, är detta dokument vanligtvis för en tidigare faktura. Båda dokumenten har roll att korrigera fakturafel och fakturafel.
Skapa ett betalkort
Ett betalkort är relativt enkelt att skapa. Först bestämma hur mycket pengar din kund är skyldig. Välj sedan ett format, till exempel en betalningslista eller ett skriftligt brev. Inkludera följande information i debetnota:
- Kundens namn och företagsinformation
- Ditt företagsnamn och kontaktuppgifter
- Ditt företags skattregistreringsnummer
- Kundreferensnummer (valfritt)
- Fakturanummer och datum
- Kort beskrivning av de inköpta varorna eller tjänsterna
- Belopp som betalas av köparen
- Betalningsvillkor, inklusive eventuella sena avgifter som kan gälla
Ange anledningen till att du utfärdar ett betalkort. Beskriv vad som är skyldigt och varför. Använd en professionell ton. Om debetnoten är relaterad till en tidigare faktura, inkludera dess nummer i din anteckning. Beroende på dina preferenser kan du använda ett kalkylprogram, en ordbehandlare, faktureringsprogram eller debitnotmallar. Många webbplatser, som Smartsheet, Template.net och Biztree, ger gratis mallar som kan anpassas efter dina behov. Allt du behöver göra är att fylla i, ladda ner och skriv ut formuläret.
När du är klar skickar du debetnota till dina kunder. Om de inte betalar i tid, skapa och skicka en annan debetnota. Överväg att använda ett program som QuickBooks för att hålla exakta uppgifter om dina debet- och kreditnoteringar, fakturor och andra finansiella dokument.
