Varje företag har olika regler om möten. Vissa följer en informell process, medan andra kräver en mer formell struktur. Som chef eller företagsägare är det viktigt att veta hur man genomför och slutar både formella och informella möten. Detta kommer att förbättra kommunikationen och leda till ett mer produktivt resultat.
Vad innebär det att avbryta ett möte?
Termen "uppskjutande" kommer från de latinska orden A.d (till och Diurnus (dagligen). Även om många använder termen omväxlande med att ringa till ett möte, betyder "uppskjut" faktiskt att flytta ett möte eller en dagordning till en annan dag. Ett företags styrelseledamöter kan till exempel skjuta upp ett möte när det helt enkelt inte är möjligt att diskutera de problem som finns till hands eftersom viktig information saknas. Uppsägning innebär att mötet återupptas senare när alla är beredda att diskutera det ifrågavarande problemet. Det är inte detsamma som att avsluta eller avsluta ett möte när alla frågor är löst.
Vad är processreglerna för möten?
Vissa organisationer, särskilt domstolar, universiteter, myndigheter och stora organisationer följer fastlagda regler för genomförandet av formella möten. Under Roberts Order of New Revised, kan till exempel vem som helst passera ett förslag om att skjuta upp ett möte under vissa omständigheter, till exempel:
- I avsaknad av ett kvorum
- Såsom anges i organisationens bifall
- När styrelseledamöter når slutet av dagordningen
- I händelse av en nödsituation eller omedelbar fara, som brandlarmen går ut i byggnaden.
Även om mindre företag sannolikt inte följer Roberts regler, ger de en enkel ram för att "officiellt" skjuta upp ett möte.
Förfaranden för att avbryta ett möte
Ett möte kan skjuts upp antingen i början eller på något stadium. Om du är ordförande, gör en plan för att säkerställa att allt går smidigt. Efter att ha diskuterat dagordningen, kontrollera om någon vill göra ett förslag om att skjuta upp mötet. Be om en genom att säga "Hör jag ett förslag att skjuta upp?" I förslaget om uppskjutande ska tydligt ange tid och datum för nästa möte samt eventuella brådskande ärenden som kräver särskild session före nästa stämman. Enligt Roberts regler måste rörelsen sändas och kan inte ändras eller debatteras.
Ett möte kan skjuts upp utan en rörelse om kvorum inte är närvarande eller i händelse av en nödsituation. Om den dagen är en helgdag, kan mötet avbrytas till nästa arbetsdag, samtidigt och plats. Ett uppskjutet möte följer samma order som det ursprungliga mötet. I avslutande anmärkningar kan ordföranden diskutera dag och tid för nästa möte. Han kan också ge kontaktinformation, tacka deltagarna och göra sista minuten påminnelser. Om utredningen är i 90 dagar eller mer kommer varje deltagare att få ett meddelande om datum och plats.
Uppskjutande ett mindre formellt möte
Inte alla möten är formella Därför kräver inte alla möten ett förslag att skjuta upp. Försäljningsmöten är ett bra exempel.De är verkligen viktiga, och alla försäljningsrepresentanter förväntas delta. Men syftet med försäljningsmöten är att försäljningschefen ska vidarebefordra information till personalen, kanske erbjuda tips och uppmuntran eller förmana dem som saknade mål eller misslyckats med att vända sig till obligatoriskt pappersarbete. Det kommer emellertid inte bli någon omröstning under mötet, eftersom försäljningschefens uppfattning är den som är viktig. Efter att ha genomfört ett möte där en person är ansvarig, skulle det vara dumt att be om ett förslag att avbryta. Försäljningschefen kan fråga om det finns några frågor, och efter att ha svarat på dem, säg helt enkelt, "Det var allt jag ville täcka idag. Ta några av dessa nya broschyrer när du lämnar och använd dem för att förklara de otroliga fördelarna med den här fantastiska produkten!"
Möten där chefer samlas för att diskutera problem och lösningar är ett annat exempel. Cheferna har inte tid till ett formellt möte med rörelser och sekunder, inte heller behöver de en. De vet vad mötet handlar om, så ingen agenda är nödvändig. Ingen tar minuter. De fortsätter att diskutera dessa frågor vid nästa möte, så tekniskt kunde de avbryta mötet. Men en formell slut på mötet skulle vara besvärligt och olämpligt. Chansen är att mötet skulle schemaläggas i en begränsad tid, till exempel 30 eller 60 minuter. När tiden är klar kommer någon att säga, "Låt oss välja denna diskussion upp nästa månad" medan andra slår ut dörren för att komma tillbaka till jobbet.
