Ridfärd på din inventering är en av de mest utmanande sakerna om att driva ett företag. Från den operativa sidan av saker vill du alltid veta hur mycket produkt som är tillgänglig att sälja, och när du ska få mer. Dina revisorer behöver också exakta varulager så att de kan hålla dina böcker i ordning och ge dig den information du behöver för att göra affärsbeslut. I de flesta, men inte alla fall, kommer du förmodligen att vilja göra det genom ett evigt inventeringssystem.
Periodiskt inventeringssystem
Det finns två sätt att hantera din lagerstyrning. En är genom det som kallas ett periodiskt inventeringssystem, vilket innebär att i slutet av en given period - en månad, ett kvartal, ett år eller vad som helst i din situation - stänger du dörrarna och fysiskt räknar vad du har tillgång till. I redovisningssyfte kallar du det här slutförteckningen för din period. Ditt tidigare inventeringsantal var startförteckningen för denna period. Du lägger till alla dina inköp i startobjektet, subtrahera hela försäljningen och i en idealisk värld, kommer resultatet att se väldigt ut som din slutförteckning. Självklart lever vi inte i en ideal värld, och i praktiken desto längre går du mellan varulager, desto fler avvikelser kommer att krypa in. Under det periodiska inventeringssystemet är mängden inventar bara exakt precis efter det att det räknas vilket är ett stort besvär.
Perpetual Inventory System
Det eviga inventeringssystemet kräver mycket mer setup, men när det är på plats är det mycket lättare att använda. Varje lager du äger är in i ditt datorsystem när det är köpt. När det kommer ut ur lageret, när det säljs eller används, dras det automatiskt från lagerförteckningen i ditt datorsystem. Om din affärsmodell kretsar kring att veta vad du har och när du behöver beställa mer, vilket gäller för nästan alla verksamheter, erbjuder den eviga inventeringsmetoden många fördelar.
Periodisk Versus Perpetual Inventory
Vilket tillvägagångssätt du ska ta för att hantera din inventering beror på din situation. Om du är nöjd att arbeta på en "mamma och pop" -basis, håller din verksamhet liten och din inventering låg, kan ett periodiskt inventeringssystem vara allt du behöver. Inställningen är minimal, och du kan räkna din inventering så ofta som du tror är nödvändigt. Om dina planer för ditt företag innebär stor tillväxt, vill du genomföra den eviga inventeringsmetoden så snart som möjligt, helst från dag ett.
Nackdelen är att den eviga inventeringsmetoden är komplicerad att sätta upp och kräver en betydande investering i datorer, programvara och expertis. Om du kör på en snäv budget, vilket ofta är fallet med start, kan den initiala investeringen vara mer än du bekvämt kan hantera. Ibland måste du avveckla ett lager- och bokföringssystem som ger grundläggande evigvarande lagerhantering på kort sikt, men kan uppgraderas till ett mer fullständigt erbjudande när ditt företag och intäkter växer.
Det är inte perfekt
Hela punkten i ett evigt inventeringssystem är att du alltid har ett korrekt och aktuellt räkning av vilka föremål som finns. Det är i stort sett sant, men i den verkliga världen finns det alltid ett gap mellan teori och praktik. Du kommer att förlora produkten till brott och stöld Leverantörer fakturerar dig felaktigt, du får order som är över eller korta med några stycken, säljare kommer ringa i försäljning eller återbetalning felaktigt och så vidare. Bra tränings-, säkerhets- och lagerhanteringsmetoder kan bidra till att behålla det som ett minimum, men du måste fortfarande göra ett riktigt tal så ofta för att verifiera de nummer du jobbar med.
Du kan välja att göra en fullständig fysisk inventering minst en gång om året, eller du kan välja löpande "cykeltal". Det betyder bara att du väljer vissa delar av din inventering att räkna regelbundet på jakt efter avvikelser. Du kan fokusera på bara de högsta eller högsta volymen, eftersom de är mest sannolikt att ge dig problem, eller du kan räkna hela din inventar lite åt gången genom året och justera din inventering när du hittar fel.
Perpetual Inventory i Retail / Wholesale Miljöer
Det bästa fallet för ständiga lagersystem finns i detaljhandeln. När din kund tar en produkt upp till disken ringer du den med någon form av en skanner, eller kanske genom att manuellt ange ett artikelnummer. Skanning är bättre, när det är möjligt, eftersom det minskar möjligheten till misstag. När försäljningen är klar kommer ditt system att minska den tillgängliga inventeringen till hands för att tillåta vad som går ut genom dörren i din kunds hand.
Om en av dina andra säljare ser upp den produkten från en dator i en annan avdelning, är den nyligen omarbetade summen vad som kommer att visas på skärmen. Ditt system kan också be dig att beställa mer när dina leveranser blir låga eller ens beställer beställningen automatiskt. De bästa systemen följer även dina leverantörers rabatter och orderminimum, så du kan ställa dem inte för att beställa 950 stycken om det finns en rabatt på 1000. Grossister arbetar på samma sätt, förutom att de köper från tillverkare och distributörer och säljer till återförsäljare.
Perpetual Inventory in Manufacturing / Production Miljöer
Om du är i branschen att göra produkter, i stället för att bara sälja dem, kommer du att använda ett evigt inventeringssystem lite annorlunda. I det här fallet är föremålen i din inventering råvaror eller underenheter, och i slutändan blir de färdiga varor. Du måste också hålla reda på dina råvaror medan de är på resan till färdiga varor, vilket kan ta så lite som en sekund eller två eller så länge som flera år beroende på produkten. I det läget räknas de som arbete-i-process. Med ett effektivt evigt inventeringssystem borde du aldrig gå tom för råvaror, och du vet hur många färdiga varor du har till salu. Ännu viktigare, du vet också vad dina tillverkningskostnader var, även om dina material varierar i kostnad.
LIFO och FIFO Accounting
Din fysiska lagerhantering ska alltid se till att den äldsta produkten på hyllorna säljs först, även om den inte är särskilt förgänglig. Förpackningen bleknar över tiden, lådorna blir skadade och jämnt stål naglar kommer till slut att rosta. För evigt redovisningsändamål får du dock bestämma om du anser att varje del av varulagret är den äldsta som finns för tillfället eller den senaste till hands. Dessa system kallas först in-first-out och last-in-first-out, eller FIFO och LIFO för korta.Om priserna stiger är den äldsta produkten alltid den billigaste och den nyaste produkten kommer alltid att vara den mest kostnadseffektiva. Om priserna faller är motsatsen sant. Det har några viktiga konsekvenser för hur du redovisar dina kostnader.
LIFO, FIFO och COGS
Antag att det äldsta föremålet i din inventering köptes på $ 85, det nyaste kostar dig $ 95, och du säljer till $ 110. Om du arbetar på FIFO-basis, är din vinst $ 110 minus $ 85 eller $ 25. Om du arbetar på LIFO-basis, räknas du bara med $ 15 vinst i samma försäljning. Om ditt mål är att rapportera högsta möjliga vinst, kanske för att imponera på eller påverka potentiella investerare, kan du tycka att det är fördelaktigt att använda FIFO-metoden. Om du vill behålla dina registrerade vinster i kontroll för att minimera din skattekostnad, kan LIFO-metoden - i det här hypotetiska fallet - ge större mening. Du kan använda båda metoderna så länge du är konsekvent. När det gäller att hålla reda på din faktiska kostnad för varor som säljs i detaljhandel eller tillverkningskostnader i tillverkningen, kan du välja en metod med viktad medelvärde som håller reda på dina faktiska kostnader när de går upp och ner.
