Kontraktsbud är en integrerad del av processen att tilldela privata eller offentliga kontrakt till kvalificerade företag. Företag, byråer och privatpersoner annonserar projekt som de behöver gjort genom att posta kraven och öppna processen för att bjuda. Entreprenörer som kan uppfylla arbetskraven skickar kontraktsbud som beskriver hur de föreslår att projektet fullbordas och till vilket pris. Efter att budgivningsperioden är över, tilldelas kontraktet den lägsta budgivaren. Kontraktsbud kan täcka ett brett utbud av tjänster, inklusive byggnadsjobb, leverantörer, el-, VVS- och offentliga projekt. De största kontraktsbudssektorerna är i federala, statliga och lokala myndigheter där kontraktsbudgivning vanligtvis krävs enligt lag.
Fungera
Kontraktsuppgiften är att tillhandahålla en rättvis upphandlingsprocess. Kontraktsbud gör det möjligt för alla företag som kan uppfylla kraven för företag eller agentur som erbjuder kontraktet en chans att försöka landa jobbet utan att behöva oroa sig för partisansiering eller orättvisa konkurrensförfaranden. Kontraktsbud gör det också möjligt för någon som söker en entreprenör att få jobbet till lägsta möjliga pris. Detta uppmuntrar till konkurrens, vilket är nödvändigt i en öppen marknadsekonomi. I fråga om statliga och federala avtal bidrar processen till att hålla tilldelningen av kontrakt offentligt och spara pengar på skattebetalare.
typer
Kontraktsbud är utformade för att uppfylla kraven för de tre grundläggande typerna av kontraktsförslag. Vissa kontraktsbud är förseglade och andra är öppna för revision. De tre typerna av kontraktsbud är: Inbjudningar till bud (IFP) kallas också förseglade bud och används i allmänhet av företag eller byråer som letar efter leverantörsleverantörer eller byggtjänster. IFP-förslaget innehåller kontraktspecifikationerna och budgivarna måste uppfylla dessa krav för att kunna komma överens. Dessa typer av kontraktsbud är förseglade så snart de lämnats in och kan inte ändras under eller efter budgivningsprocessen. Bristen på förhandling gör detta till en mycket konkurrenskraftig form av kontraktsbud där kontraktsinnehavaren har en noggrann kontroll över hela processen. Begäran om offert (RFQ) liknar en IFP där kontraktsspecifikationerna beskrivs grundligt i förslaget. Men med en RFQ får kontraktsgivare träffa företaget eller byrået innan de skickar ett bud för att ställa frågor eller diskutera olika frågor. Dessa bud är ibland öppna för revision och modifiering efter att de har skickats in. Förfrågan om förslag (RFP) är ett kontraktsförslag som vanligtvis används för en specialiserad tjänst där det är svårt för en kontraktsinnehavare att uppskatta ett visst dollarbelopp. Företaget eller byrån som erbjuder kontraktet ger en allmän uppfattning om de tjänster som den söker i sitt ursprungliga förslag. Kontraktsgivare är vanligtvis skyldiga att delta i förbuds möten där kontraktskraven diskuteras och vidare definieras. Kontraktsgivaren lämnar in ett bud, som innehåller specifikationerna för projektet och de anger dollarns belopp. RFP-kontraktsbud är ofta öppna för omförhandling under kontraktsprocessen och efter att kontraktet har tilldelats.
Tidsram
De flesta kontraktsbudsprocedurer innebär en tidsram som kan ta några veckor i några månader. Det vanliga budgivningsförfarandet går enligt följande: 1. Budförslaget är offentligt annonserat, vanligtvis antingen i tidningar eller på en webbplats. Förslag kan annonseras i en vecka eller upp till en månad. Förslaget innehåller kontraktspecifikationerna och ger instruktioner om hur man får ett förslagspaket. 2. Företag lämnar in sina förslag om budgivning. Ibland krävs en förbudskonferens där de två parterna kan träffas och diskutera kontraktsuppgifterna. 3. Buden öppnas på ett förutbestämt datum. De läses och det bud som närmast uppfyller förslagskraven till lägsta pris tilldelas kontraktet. Den vinnande budgivaren anmäls då vanligtvis genom ett kontraktsprisbrev.
överväganden
Det finns många viktiga saker som man måste överväga när man sätter ihop ett kontaktbud. Det första att tänka på är hur budgivarens företags profil passar in i den potentiella kundens behov. Till exempel anser de flesta federala och statliga myndigheter bud som placeras av företag som ägs av kvinnor eller minoriteter före andra anbudsgivare. De tar också hänsyn till företag med stora minoritetsarbetskraftar och företag från geografiska områden som har utsetts till ekonomiska utvecklingszoner. Andra saker som måste beaktas vid anbudsinfordran inkluderar: utrustning som kan behöva köpas eller deprecieringsvärdet på utrustning som redan ägs, betalningsplaner, arbetskostnad inklusive löneavgift, skatter och förmåner, overheadkostnader, kostnader för bindning och vinst marginal. Nästan alla kontraktsbudspaket krävs för att innehålla dessa objekt, vanligtvis i ett specificerat budblad. En annan form som ingår i de flesta kontraktsbud är en extra arbets- och förändringsallokering. I denna blankett måste budgivaren överväga vad som händer om det behövs extra arbete för att slutföra projektet som inte var detaljerat i det ursprungliga förslaget. Anbudsgivaren behöver planera en plan som ger en grov uppskattning av kostnad och tid om en sådan händelse skulle inträffa eller om det krävs plötsligt förändringar i sista minuten.
Varning
I de flesta kontraktsbudssituationer tilldelas den lägsta budgivaren kontraktet, men kommer in i budprocessen för första gången, många budgivare gör ofta misstaget att underbjuda ett kontraktsförslag. Detta kan leda till att företaget förlorar pengar eller inte kan uppfylla projektets krav. Budgivare måste noggrant överväga hur mycket kontraktet kommer att kosta dem när det gäller arbetskraft och leveranser samtidigt som de faktureras i vinstmarginal. Ett sätt att undvika underbud är att undersöka hur mycket andra företag tar ut för att utföra liknande tjänster. När det gäller statliga avtal måste myndigheter lägga in tidigare avtal, vilket gör det möjligt för företagen att se hur mycket andra företag har bud på liknande kontrakt.
