Redovisningspersonal hanterar mycket pappersarbete och utan arkivsystem kan kontoret snabbt bli en röra. Det är vanligt att bokföringsavdelningarna har många arkivskåp, inklusive låsta, för att skydda lön och annan konfidentiell information. Tillgång till finansiella filer och data bör begränsas - Kontor bör inte placeras i offentliga utrymmen. Genomförandet av ett arkiveringssystem i bokföringsbyrån ställer vissa utmaningar, men det kan ske framgångsrikt och öka avdelningens effektivitet.
Ställ in två typer av filer. Ett arkivskåp eller låda är för dagliga filer, som vanligtvis lagras bort efter årsskiftet. Dessa filer innehåller de flesta av dina utgifter och inkomstposter. Den andra typen av filer gäller lagring av permanenta eller långsiktiga föremål som måste komma åt över tiden. Exempel skulle vara filer för policyer och förfaranden, kontrakt, anläggningstillgångar, försäkringar och annan dokumentation som inte kan tas bort efter årsskiftet.
Fildokumentation efter typ. Kostnaderna lämnas in separat från löne- och andra redovisningsområden. Blanda inte och matcha. Om vissa transaktioner tillhör mer än ett område, till exempel kostnader och anläggningstillgångar, gör kopior av pappersarbetet och lägg dokumentationen på båda filerna. Kostnader kan arkiveras alfabetiskt, med leverantörsnamn, medan fasta tillgångsfiler kan klassificeras enligt inköpsdatum. Beroende på ditt företag lämnas inkomsterna tillbaka efter datum för mottagande eller datum för insättning för att underlätta bankavstämningar senare.
Använd olika färger med dina filer. Till exempel kan du spara alla dina utgifter i röda mappar, inkomst i grönt och kontrakt i gula mappar. Om du letar efter ett inkomstobjekt går du direkt till de gröna mapparna, vilket sparar tid och energi. Om du ser en röd fil som ligger runt kan du flytta den till rätt arkivskåp utan problem eller förseningar. Färgkoordination gör arkivering lätt.
tips
-
Skapa en het fil där du lägger saker som behöver din omedelbara uppmärksamhet och behåll den på ditt skrivbord.
