Betydelsen av att ha ett välorganiserat kontor arkiveringssystem är aldrig mer uppenbart än när ett viktigt dokument saknas. Ineffektiva arkiveringssystem kan leda till bortkastad tid, pengar och leda till dålig beslutsfattande om det saknade dokumentet innehåller en hel del information och du måste fatta ett beslut utan det. Ett sätt att skapa order från kaos är att skapa ett numeriskt kontor arkiveringssystem där du tilldelar nummer till poster, såsom inköpsorder, inventeringsobjekt och uppskattningar och filinformation i stigande ordning eller från lägsta till högsta antal.
Föremål du behöver
-
Numreringssystem
-
Arkivskåp
-
File divider guider
-
Filer dividerar flikar
-
Filmappar, olika färger
-
Etiketter
Ställ in kategorier och numreringssystem
Ställ in filkategorier och tilldela kontrollnummer. Ange enskilda avdelningar inom din organisation separat. Tilldela ett huvudkontrollnummer för varje avdelning. Till exempel kan ett litet företag välja att ställa in kategorier, till exempel "Finansiell", "Försäljning", "Inköp", "Personal" och "Utrustning". Tilldela ett kontrollnummer för att identifiera varje huvudkategori, till exempel 100 till Financial; 200, försäljning; 300, inköp; 400, mänskliga resurser; och 500, utrustning.
Ställ in underkategorier för filer och ange underkontrollnummer för att definiera och identifiera varje underkategori. Till exempel i Försäljningskategorin kan du lägga till 10 för Försäljningsrapporter; 20, Försäljningsestimat; och 30, försäljnings kvitton.
Ange ett numreringssystem inom varje underkategori för att identifiera enskilda dokument inom underkategori. Detta blir det nummer du skriver ut på själva dokumentet. Om du till exempel skickar in en beställning för förtryckta försäljningsberäkningsformulär skulle du ange numret på den första blanketten som 200-20-01 eller 200 20 01, om du föredrar. Varje successivt dokument ökar med en. Du skulle skriva ut "200-20-02" på den andra försäljningsestimeringsformen, till exempel.
Skapa ett huvudindex för din arkivplan. Detta kommer att fungera som en innehållsförteckning för ditt arkivskåp.
Ställ in skåp
Skapa ett färgkodningssystem för att identifiera huvud- och underkategorier. Du kan till exempel skapa en regel som använder en blå fildelare för att identifiera huvudkategorier. Färgade filmappar kan sedan identifiera underkategorier, som i röda mappar för försäljningsrapporter, gröna mappar för försäljningsestimat och gula mappar för försäljningsintäkter. Etiketter i filmappar identifierar dess innehåll, t.ex. etiketter som visar 01-100, 101-200 och så vidare.
Skapa huvudkategorier divider flikar och placera i arkivskåp. Märk och placera inledande underkategori filmappar i arkivskåp och lägg till efter behov.
Fyll i dokument i lämplig numerisk ordning.
tips
-
Ta lite tid att identifiera dina företags behov och bestämma om ett kategori- och nummersystem som är meningsfullt för ditt företag.
Om du använder ett datoriserat bokföringssystem och skriver ut egna formulär, kan du behöva byta numreringssystem för att återspegla arkiveringskrav. Exempelvis kan numreringen på Försäljningsberäkningsformulär starta 200-20-01 och öka med en för varje ny uppskattning.
Ange en specifik plats och behållare för alla dokument som ännu inte lämnats in, om du i så fall behöver tillgång till dem.
Det bästa sättet att säkerställa att du följer arkiveringskraven är att upprätta ett schema, till exempel dagligen eller veckovis.
