Trots tekniska framsteg inom elektronisk kommunikation är faxmaskiner fortfarande en viktig metod för att sprida dokument från och med 2015. Fackblad täcker en viktig roll för att varna mottagare om vem som ska få faxet och vad som finns i det.
Avsändare och mottagare
En av de främsta funktionerna på ett faxblad är att identifiera avsändaren och mottagaren av dokumentet. Medan täckplåtar är valfria kan brist på grundläggande kontaktinformation leda till förlorade överföringar. Om den avsedda mottagaren inte tar emot faxet, hjälper mottagaren "Mottagare" på omslaget att dokumentet kommer till rätt person. Dessutom kan en faxmottagare som känner igen avsändarens namn komma åt dokumentet snabbare. Många företag har mallbaserade faxdockor med namn och logotyper som redan skrivits ut på sidan.
Dokumentdetaljer
Ett typiskt faxblad har också en sektion för orsaken till att faxet skickas, eller kommentarer på dokumenthöljet. Det här avsnittet är användbart när en avsändare har oro om huruvida någon kommer att ta överföringen på allvar. Om ett företag skickar ett oönskat budförslag, kan till exempel omslaget ange fördelen för mottagaren att läsa igenom materialen. Detaljer om dokumenten kan också påminna mottagaren om att det faxade materialet följer en tidigare diskussion eller överenskommelse.
Datum och Sidnummer
Datumet för överföringen och antalet sidor som skickas är också vanliga element på omslaget. Båda är viktiga för inspelning och noggrannhet. Ett datum på ett fax låter en avsändare underbygga att han träffade en viss tidsfrist. Antalet sidor i faxet är mycket viktigt för att skydda mot ofullständiga överföringar. Ett omslag kan innehålla "5 sidor inklusive omslag". Detta varnar mottagaren om att överföringen ska innehålla fem totala sidor. Om något saknas kan mottagaren varna avsändaren till det ofullständiga dokumentet.
ytterligare detaljer
En faxomslagssida används också för att förmedla sekretess- och säkerhetsinformation med vissa dokument. Statliga myndigheter, finansinstitut och juridiska kontor är bland de organisationer som kan ha sekretess eller sekretessutlåtanden på ett försäkringsblad. Detta uttalande varnar mottagaren för kupéens känsliga karaktär och hjälper till att säkerställa ansvarighet för att skydda konfidentiella dokument. Faxer kan också juridiskt binda mottagaren till avtalsenliga eller lagstadgade krav. Vissa företag använder faxöverföringar för att skicka memo-liknande dokument, och inkludera bara omslaget med en sammanfattning eller ett kort meddelande på en sida.
