När det gäller att hantera speciella händelser kan det vara svårt att utvärdera framgång eftersom saker sällan går som planerat och det finns alltid utrymme för förbättringar. En gapanalys gör det mycket enklare att mäta framgången med speciella händelser. En gapanalys skapar en uppsättning mål före händelsen och jämför dessa mål med de verkliga resultaten. På så sätt kan du bedöma hur framgångsrikt en händelse har varit för att möta dessa mål.
Skriv ner en lista över mål som du vill uppnå före den speciella händelsen. Dessa mål bör vara mätbara. Exempel på mål för en speciell händelse kan innehålla antal deltagare, nivå av mediedekning, utgifter eller ökad varumärkeskännedom. Oavsett vilka mål du väljer, se till att de är vad du anser vara avgörande för framgången med den speciella händelsen. Målen bör vara specifika; Om ditt mål är antalet deltagare, skriv ner det specifika nummer du vill uppnå.
Skriv ner en lista över prestationer efter händelsen. Bara inkludera de som du hade angett i dina mål. Återigen vill du använda specifika siffror. Var säker på att de siffror du använder är jämförbara med dina mål. Om ditt mål till exempel var att distribuera 100 PR-enheter vid evenemanget, måste din prestation mätas i enheter (inte fall, pund eller dollarvärde).
Beräkna skillnaden mellan dina mål och dina prestationer. Det här är en relativt enkel process: du tar helt enkelt den siffra som du valt för ditt mål och figuren som du uppnådde, sedan beräkna skillnaden mellan de två. Om du hade ett mål att sälja 3.000 biljetter till specialevenemanget och den faktiska siffran var 2000 så har du en lucka på 1000 biljetter. Om du sålde 3 000 eller fler biljetter finns det ingen lucka.
Skriv en rapport baserat på de luckor som noterats i händelsen. Det här hjälper dig att göra förbättringar i hur du organiserar framtida speciella händelser. Du bör inkludera alla luckor med möjliga förklaringar och förslag till förbättringar, samt alla prestationer där det inte fanns några luckor med förklaringar till varför målet uppnåddes.
Distribuera rapporten till alla relevanta parter, inklusive alla som arbetade på specialevenemanget och kommer att arbeta på liknande speciella evenemang i framtiden. Detta kommer att göra det möjligt för dem att förstå prestanda luckor vid föregående evenemang och ge dem råd om hur man kan göra förbättringar i framtiden. Detta kommer att minska framtida prestanda luckor.
tips
-
Kom ihåg att endast använda mätbara mål. Om du använder ett mindre konkret mål, till exempel ökad varumärkeskännedom, måste du ha en mätbar prestationsindikator, till exempel en 20 procent ökning av varumärkets förtrogenhet bland evenemangsdeltagarna.
Varning
Använd bara data som du vet är pålitliga. Uppskattningar eller gissningar ger inte användbara resultat och kan leda till att du gör felaktiga slutsatser.
