Om du tar korrekta anteckningar under ett konferenssamtal kan du se till att du har en tydlig redogörelse för vad som diskuterades. Det är bättre att ta anteckningar så mycket som möjligt medan du lyssnar än att försöka bestämma vad som är viktigt när du lyssnar. Du kan alltid gå tillbaka och dra ut de viktiga höjdpunkterna senare, men en till synes obetydlig detalj presenterad tidigt kunde ha större betydelse senare i samtalet.
Spela in samtalet
Många konferenssamtalstjänster tillåter dig att spela in samtalen. Om du spelar in måste du varna alla deltagare om att samtalet spelas in i början av samtalet. Med en inspelning av samtalet kan du gå tillbaka och granska samtalet så många gånger som du behöver, så att du inte missar viktiga detaljer. De metoder som du kan spela in samtalet varierar beroende på leverantör. Begär instruktioner för inspelning av konferenssamtal från din leverantör.
Ring deltagare
Notera vem som är på konferenssamtalet när samtalet börjar. Var uppmärksam på vem som säger vad under samtalet och tillskriv viktiga uttalanden till den person som gjorde dem i dina anteckningar. Håll koll på några uppgifter eller projekt som personer tar ansvar för under samtalet och notera vem som har vilken uppgift. Om det diskuteras, ta även anteckningar om vad varje uppgift innebär.
Ämnen av konversation
Håll reda på varje enskilt konversationsämne samt delämnena inom varje. Om det finns en samtalsagenda, notera vilka ämnen som omfattades och vad som diskuterades. Dagordningen kan tjäna som en grov skiss för dina anteckningar. Notera eventuella uppdateringar, nyheter, lösningar och idéer som presenterades under samtalet. Naturlig konversation kan hoppa runt ganska, men försöker formatera noterna i ordning efter ämne kommer att vara till hjälp för dem som granskar dem.
Formatering av slutliga anteckningar
Dina ursprungliga anteckningar ser sannolikt ut efter att ha avslutat samtalet. Ordna anteckningarna i avsnitt om de olika ämnena som ingår i samtalet. Identifiera vem som talade när du reformaterade dina anteckningar. Du kan också inkludera en kort sammanfattning som markerar vad som uppnåtts eller bestämdes under samtalet eller de viktigaste punkterna i diskussionen. Inkludera denna sammanfattning i början av dokumentet. Du kan också skapa en annan sektion som listar vilka uppgifter som tilldelades under samtalet och vem ansvarar för dem. Detta gör det möjligt för högre tjänstemän att snabbt hänvisa till vad som hände under samtalet, utan att behöva läsa de detaljerade anteckningarna.
