Många kommer inte att läsa instruktioner utom för en sista utväg. När folk läser dem, är de bara hjälpsamma om de är skrivna i ett tydligt, koncist språk. När du förstår din publik blir du bättre beredd att ge en introduktion, följt av instruktionerna.
Studera din målgrupp
Instruktioner brukar berätta för en läsare hur man gör, bygger, driver eller underhåller en produkt eller procedur. Först kvalificera din avsedda publik att veta hur bra de förstår ämnet. Till exempel, om du skriver instruktioner för nya anställningar, bör de skrivas i vanligt språk, medan instruktioner för ledande befattningshavare kan innehålla mer branschlån. Använd språk som är lämpligt för läsarna och inkludera så många detaljer som de behöver för att utföra uppgiften.
Skapa en introduktion
Mycket ofta läsare hoppa över en berättande introduktion och gå direkt in i instruktionerna. Ett sätt att hjälpa läsare att flytta genom introduktioner är att skriva en förklaring eller anledning till instruktionerna i en numrerad lista istället för styckeformat. Läsare är mer benägna att granska listan. Inkludera syftet med instruktionerna, vem ska läsa dokumentet och vad det innehåller, var och en under ett separat rubrik. Denna introduktion ger också läsarna en aning om vad som inte är täckt.
Använd Active Voice
Avstå från att använda passiv röst, till exempel "Den vita ledningen ska sättas in i plugg A." Skriv i stället instruktioner som kräver aktiv röst, till exempel "Sätt i den vita ledningen i plugg A." Oavsett om du skriver en lista, en berättelse eller ett häfte, bryta upp långa meningar med flera steg i korta instruktioner som anges under rubrikerna. Bryt upp meningar som innehåller ordet "och" i kortare separata meningar. I stället för att skriva "Kabeln ska splitsas och placeras i det röda uttaget," skriver du två meningar som börjar med åtgärdsverken, som "Splice kabeln. Placera den skarvade kabeln i det röda uttaget. "En klar, fet rubrik kan säga något som" Hook Up the Wires."
Separata åtgärder från förklarande information
Ofta behöver instruktioner också förklaringar. Skriv förklarande kommentarer på ett av två sätt. Fet de faktiska instruktionerna så att de sticker ut, eller ge förklaringar i en separat kolumn för referens. En taktik är att placera stegen på ena sidan av dokumentet, med förklaringarna i ett kort stycke i en sida vid sida-kolumnen. Ett annat, mer effektivt sätt är att djärva själva instruktionerna och slutföra steget genom att skriva förklaringen. Till exempel "Tryck på den röda knappen i tre sekunder (fetstil). Detta gör att ljuset kan aktiveras."
