När du behöver sammanfatta en stor mängd information är ett memo eller brev ett effektivt sätt att göra det. Många tycker att det är svårt att skriva och tror att de inte har ordförrådet att göra det. Men som skriftläraren William Zinsser säger, skriver man bara på papper. Allt du behöver göra är att organisera dina tankar, följ stilen på det format du har valt och använd språk som är enkelt och tydligt.
Skriva en rapport i ett memo
Skriv en rubrik. För ett meddelande, ange i övre vänstra hörnet som ska läsa memo (till exempel: Till: Alla anställda), vem skrev det (Från: Ditt Namn), vem annars kommer att ta emot det (CC: Mottagarens namn) datum (aktuellt datum) och vad det handlar om (Ämne: Ämne till adress.)
Om det är ett brev, börja med ett datum och hälsning, till exempel "Till alla anställda:".
Tänk på din publik.Om du skriver till en allmän publik, använd språk som alla förstår. Nyanställda kanske inte känner till företagets jargong, och anställda i en avdelning kanske inte förstår någon annan terminologi.
Gör en disposition. Att organisera dina tankar möjliggör tydligt skrivande. Tänk på vad publiken vill veta, och vad du vill berätta för dem. Betona viktiga slutsatser av rapporten och vad det betyder för de som läser notatet.
Börja med starka öppningsdeklarationer. Bekräfta rapporten och dess slutsatser. Till exempel, "Som ett resultat av vår senaste produktivitetsstudie kommer vi att göra flera ändringar i vår policy för internetanvändning."
Förklara. Markera alla data eller resultat som stöder slutsatsen. "Konsulterna fann att anställda tillbringade två timmar om dagen i genomsnitt kontrollerar e-post och hanterar fantasidrottslag." Låt läsarna också veta när förändringarna kommer att äga rum.
Berätta för personer där de kan gå för mer fullständig information (om det är lämpligt). Till exempel, "Vi kommer att diskutera detta vidare på vårt veckovisa personalmöte på fredag" eller "Den fullständiga rapporten är tillgänglig för alla anställda i PDF-format." Skriv inte in notatet; ditt namn står högst upp i notan. Om du skriver ett brev, använd ditt förnamn, ditt fullständiga namn eller ditt fullständiga namn och titel, beroende på omständigheterna och din preferens.
Skriv om och klippa rotan. Läs om utkastet och eliminera onödiga ord. Till exempel "Det är företagets uppfattning att Scranton-kontoret aktivt bör sträva efter att minska icke-produktivitetsproblem genom att begränsa icke-arbetsanvändning av företagsresurser" kan omskrivas som "Corporate har bett oss begränsa personlig användning av företagsfastigheter. kommer att öka vår produktivitet."
Proofread och stavningskontroll. Ha en betrodd kollega kolla din grammatik och tonen. en dålig skriftlig mening kan tolkas på sätt som du aldrig tänkt. Kör också stavningskontroll men var försiktig med automatiska ordbytefunktioner. Du vill inte att din rapport ska säga "Indonesien" när du menade "Indiana".
