Om det finns en sak som anställda brukar tycka om mindre än möten, är det när mötet tid har förändrats, vilket tvingar dem att ändra sina scheman i enlighet därmed. Ändå är det mycket värre för dina anställda att vara oinformerade. Håll dina anställda i slingan genom att skriva ett memo som varnar dem för ändringen. De kanske inte gillar meddelandet, men de kommer att uppskatta att ditt memo - som alla de bästa formerna för intern kommunikation - är kort och till den punkten.
Skriv den informativa rubriken i ditt memo. Spola åt vänster och på fyra separata linjer med enkelavstånd, skriv "Datumet", "Till", "Från" och "Ämne". Var och en bör följas av ett kolon. Efter "Från:" skriv ditt namn och din titel.
Skriv inte mer än tre separata stycken om mötetidsändringen, dubbelavstånd mellan stycken. I första stycket peka på den tidigare tiden och omplanerad tid för mötet. Ange om mötesplatsen har ändrats eller varit densamma.
Förklara orsaken till tidsförändringen på ett positivt sätt. Anställda kan ifrågasätta varför mötet har förändrats, men det finns risk för att den konfidentiella organisatoriska informationen äventyras. Adressa frågan positivt genom att säga, "Mötetiden har ändrats för att bättre tillgodose behoven och scheman för alla vars närvaro krävs vid mötet."
Skriv ett optimalt tredje stycke. Till exempel, "Tack på förhand för ditt samarbete när du tar emot denna schemaläggning. Jag ser fram emot att träffa dig på (tid och plats för mötet)."
Skriv dina initialer efter ditt namn för ett slag av tillägg och trovärdighet. Du behöver inte skriva in nedre delen av noteringen eftersom ditt namn skrivs högst upp i rubriken.
Proofread och redigera ditt memo innan du sprider det. Låt aldrig en anställd få ett fel i något av dina kommunikationsmaterial.
Sprid notatet korrekt och för bästa exponering. Kom ihåg att du inte vill ha frånvarande anställda att falla tillbaka på den legendariska kontorslinjen, "Jag antar att jag inte fick noteringen." Företagsledda noteringar läggs ofta upp i lunchrum och brytrum. För extra "försäkring", gör en kopia av noteringen för varje anställd och lägg den i sin brevlåda eller på sitt skrivbord.
