Affärsbrev används för formell kommunikation i företag och organisationer. Till skillnad från tillfällig korrespondens skrivet till nära bekanta och släktingar, är affärsbrev avsedda att förmedla information kortfattat och professionellt till mottagaren. Typiskt innehåller företagskorrespondens en introduktion, en kropp och en slutsats. Skillnader mellan tvåbrevsformaten kan också hittas i skiljetecken, längd, ton och skrivstil. Dessutom kräver affärsbrev normalt en åtgärd, eller svar efter mottagandet av brevet.
Föremål du behöver
-
Ordbehandlingsprogram
-
Företagets brevpapper
Börja med grundläggande företag eller formella brevpapper. Se till att din adress finns med i toppen, tillsammans med dina kontaktuppgifter och företagslogotyp, om det är tillämpligt.
Skriv datumet. Placera mottagarens adress två linjer under dagen ovanför hälsningen. Inkludera namn, formell titel, företagsnamn och kontorsadress.
Skriv hälsningen två linjer under mottagarens adress. Adress till mottagaren med "Kära", följt av individens titel och efternamn. Kom ihåg att lägga till ett kolon snarare än ett kommatecken efter efternamnet. Använd "till vem det kan vara" eller "kära herr / fru" om du inte känner till mottagarens namn eller kön.
Börja med inledningen efter hälsningen. Prata om varför du skriver affärsbrevet och vad du vill begära av mottagaren. Ange din position om du presenterar ett argument. Referenshändelser, möten eller personer som är bekanta eller relevanta för läsaren.
Utarbeta om ämnet eller huvudämnet i ditt brev i kroppen. Ge exempel som stöder ditt argument, förfrågan eller förslag. Ge detaljer om produktegenskaper och fördelar, såväl som kundbevis om du säljer till en kund eller en prospekt.
Följ kroppen med din slutsats. Upprepa din första förfrågan eller position. Tack läsaren för sin tid och övervägande, och berätta för henne hur hon kan kontakta dig för ytterligare frågor eller information.
Avsluta med en gratis, stäng två linjer ner från kroppens sista mening. Tilldela fyra mellanslag för din signatur och tryckt namn.
tips
-
Även om valfritt, kan du notera syftet med brevet i början med att inkludera en ämnesrad före hälsningen. Det är också vanligt att lägga till en uppmärksamhetslinje för att tydligt ange den avsedda mottagaren.
Skriv korta och korta meningar. Tänk på att läsarna kan skumma i stället för att läsa varje ord i ditt brev. Djärv text som du anser är viktig för läsaren. För bokstäver längre än en sida, överväga att gruppera stycken under rubrikerna eller organisera innehåll med hjälp av kulor och nummer.
