Oavsett om du säljer widgets eller tillhandahåller tjänster och expertis, är brev som kräver betalning på förfallna konton en nödvändig del av verksamheten. Ibland behöver man bara påminna sig om skulden. Andra gånger kan kunderna målmedvetet undvika sina skyldigheter. I det förra fallet kan dessa bokstäver påskynda betalningen av det belopp som ska betalas. i det senare kan de hjälpa till att visa de steg du tog innan du letade efter formella insamlingsinsatser, vilket kan hjälpa dig att råda i domstol. Bokstäverna ska i alla fall utformas tydligt, koncist och på ett artigt och professionellt sätt
Ange balansfristen
Den inledande delen av brevet bör tydligt ange det förfallna beloppet. Efter en enkel hälsning (till exempel "Kära Herr Smith"), öppna brevet genom att påminna läsaren om det exakta belopp som är skyldigt. Använd ett uttalande som "Detta brev är att påminna dig om din utestående balans till ABC Corporation. Våra poster visar att ditt konto är förfallet till ett belopp av $ 56.39. "Innan du skriver ut den här delen av brevet, verifiera det exakta beloppet som ska betalas med dina betalningar. Fäst en kopia av den utestående fakturan till brevet och hänvisa till bilagan i det här avsnittet.
Beskriv acceptabla betalningsformer
Beroende på skuldens art, ditt företags betalningsprinciper och hur snabbt du vill återkräva pengarna är den acceptabla betalningsformen en annan viktig detalj att tydligt ange. Kontanter i hand är uppenbarligen snabbare än att vänta på en personlig check för att rensa, men beroende på beloppet kan det inte vara möjligt att kräva återbetalning på det här sättet. På samma sätt accepterar inte alla affärer kreditkort, och företagen kan acceptera ett emittentens kort men inte en annan. I vilket fall som helst, inkludera ett uttalande som "Betalning kan göras kontant, check eller kreditkort. Vi accepterar Visa eller Mastercard. Checkar kan göras till konton som betalas."
Ange tydligt en tidsfrist
Lämna inte efterfrågan på återbetalnings deadline öppen för tolkning. Använd ett uttalande som "Vänligen svara på denna balans inom 10 arbetsdagar eller kontakta vårt kontor omedelbart för att betala via telefon." Om en tidsfrist anges, upprepar du inte bara känslan av brådska för läsaren utan ger dig också en tidsram för när du kan förvänta dig betalning och låter dig överväga vad du ska göra när betalning inte görs inom det här fönstret.
Statliga konsekvenser för förseningar
Om det finns några konsekvenser för en ytterligare försenad betalning, ange dem vid bokslutets avslutande. En vanlig följd är inledandet av formella rättsliga åtgärder för att återkräva beloppet i domstol. Andra konsekvenser kan vara att höja tvisten högre upp i organisationen eller stoppa tjänsterna. Om brevet är en sista varning, använd ett uttalande som "Detta är det slutliga meddelandet du kommer att få. Om vi inte får full betalning inom 10 dagar från dagen för detta brev, kommer vi att söka alla rättsmedel som finns tillgängliga för att återhämta denna skuld."
