Möten kan vara den mest produktiva delen av din dag, eller ett helt slöseri med tid. Allt beror på mötesstrukturen och på ledarens färdighet som leder mötet. Om det är ditt jobb att skapa ett möte är ett av dina viktigaste mål att skapa dagordningen. Korrekt märkning av dagordningspunkterna för mötet är avgörande, eftersom dessa agendaposter ställer tonen till mötet och hjälper till att hålla diskussionen från spåret.
Märk en agendapost som "informativ" om dess syfte är att ge en bakgrund till de andra deltagarna vid mötet. Exempelvis kan en medlem i projektgruppen behöva förklara omfattningen av de föreslagna programvarans förändringar vid ett inledande kick-off-möte. Denna typ av mötesagenda är informativ. Deltagarna behöver inte vara överens om eller oense om detta föremål. de behöver helt enkelt absorbera informationen.
Skapa rådgivande mötesdagordningar för saker som kräver diskussion men förväntas inte lösas vid mötet. Rådgivande agendaposter ger deltagarna en chans att dela sina problem och ge sina åsikter om de saker som diskuteras. Exempelvis kan ett möte om en föreslagen datorhårdvaruuppgradering innehålla flera rådgivande agendaposter, inklusive en diskussion av de aktuella hårdvarulösningarna. Projektledaren kan ge en kort översikt över varje föreslagen lösning, följt av en allmän diskussion av de återstående mötesdeltagarna.
Märk ett mötesagendapost som "problemlösning" om dess syfte är att faktiskt komma till en resolution under mötet. Denna etikett är baserad på målet för det särskilda mötet du planerar. En agendapost kan märkas som rådgivande vid ett möte och problemlösning vid nästa som projektet rör sig från början till upplösning. Exempelvis kan det rådgivande agendapunktet om hårdvaruval vända sig till problemlösning vid nästa möte när deltagarna ombeds faktiskt välja en hårdvarulösning.
Skapa ett mötesagendaobjekt med etiketten "request for help" om det är meningen att de andra mötesdeltagarna ska få hjälp. Dessa objekt kan fungera som uppföljningar för nästa möte, där varje medlem av projektgruppen ger en uppdatering och ger resten av laginformationen om status för projektet.
