Varje transaktion som uppstår i en organisation kräver att bokföringsavdelningen tar hänsyn till sin ekonomiska påverkan. Revisorn behöver registrera varje transaktion med ekonomisk inverkan i bokföringen. Många företag utfärdar debet- och kreditkort till anställda för att minska de kostnadsåterbäringar som den behandlar. I stället för att ersätta anställda betalar företaget antingen kreditkorträkningen eller justerar sina poster för debetransaktionen. Bokföringsposterna varierar beroende på om arbetstagaren använde ett betalkort eller kreditkort.
Betalkortstransaktion
Bankerna debiterar betalkort till företagets anställda för att minska antalet kontroller som företaget behöver skriva ut. En betalkortstransaktion tar bort pengar från företagets bankkonto när transaktionen inträffar. Medarbetaren använder ett betalkort på samma sätt som han använder ett kreditkort vid inköp. Banken mottar ett elektroniskt meddelande om transaktionen och överför pengarna till säljaren att betala för transaktionen.
Betalkort redovisning
När en anställd gör en transaktion med hjälp av betalkortet behöver företagets revisor uppdatera de finansiella rapporterna. Revisorn kontaktar arbetstagaren för att bestämma vad transaktionen var för. Revisorn använder den här informationen för att bestämma vilket kostnadskonto som ska användas i bokföringsposten. Revisorn ökar kostnadskontot och minskar kontanter.
Kreditkortstransaktion
Banker utfärdar kreditkort till företagets anställda för att minska antalet kostnadsrapporter som lämnats av anställda. En kreditkorts transaktion skapar en skuld för företaget som kräver att företaget betalar banken vid periodens slut. Medarbetaren använder ett kreditkort när han gör inköp online, via telefon eller personligen. Banken mottar ett elektroniskt meddelande om transaktionen. Vid slutet av perioden lägger banken till samtliga transaktioner och skickar en räkning till företaget.
Kreditkortsredovisning
När en anställd gör en transaktion med kreditkortet håller hon sitt kvitto och skriver en beskrivning av transaktionen på kvittot. I slutet av månaden lägger hon in alla sina kvitton till bolagets revisor. Revisorn jämför jämförelserna med fakturan och ser till att alla transaktioner redovisas. Revisorn använder kvitton för att bestämma vilket kostnadskonto som ska användas i bokföringsposten. Revisorn ökar kostnadskontot och minskar kontanter.
