Ett konferensrum används av företagsledare för att hålla möten och att arrangera evenemang för medarbetare eller besöka affärsmän. Uppställningen av ett konferensrum kan i hög grad påverka hur människor upplever ett möte, eftersom de som sitter i ryggen kanske inte kan höra eller se allt som händer på framsidan av rummet. Innan du börjar konfigurera ett konferensrum analysera du utrymmet för att bestämma vilken inställning som fungerar bäst för det angivna utrymmet. På så sätt kommer alla inblandade att ha samma erfarenhet under presentationer eller händelser.
Gå runt konferensrummet innan du börjar utforma utrymmet. Placera alla eluttag i utrymmet, eftersom framsidan av rummet kan behöva eluttag. Projektorer och skärmar kan kräva att el ska fungera, så sätt upp framsidan av rummet där uttag finns tillgängliga. Detta görs för att minimera ledningar på golvet, eftersom människor kan resa över dem när de går runt i konferensrummet.
Analysera storleken på utrymmet och jämföra storleken med företagets behov. Om företaget letar efter ett utrymme för att ha möten med 20 personer eller mindre på en gång, är uppställningen av bord och stolar annorlunda än ett utrymme som behöver hålla hundratals människor vid en viss tidpunkt. Att använda en teaterstil inställning med upphöjda rader kan vara effektivare för hundratals människor i motsats till en U-form-inställning, eftersom en U-formkonfiguration passar mer för 20 personer eller mindre. En enda konferensbord borde bara användas om företaget bara planerar att vara värd för mindre än 15 personer samtidigt, eftersom anställda som ligger vid ena änden av bordet måste kunna höra personer som sitter i motsatt ände.
Lägg till en presentationsskärm eller projektor på framsidan innan du lägger till bord och stolar i utrymmet. Anslut alla elektriska apparater och dölja ledningarna längs väggarna eller under mattor.
Placera tabellerna i önskad konfiguration som du har valt för konferensrummet. Tabellerna ska placeras nära varandra, om du använder U-formmetoden. Teateruppsättningen kräver att bord placeras på upphöjda lådor eller plattformar. Placera plattformen i önskat utrymme innan du börjar lägga till tabellerna.
Gå runt i rymden och placera dig själv bakom bordet för att testa om varje säte är acceptabelt när det gäller att se framsidan av rummet utan hinder. Placera inte någon i en plats där hon inte kan se framsidan. Gör detta innan stolarna läggs till rummet, eftersom det kan vara svårare att ändra inställningen med stolar och bord i rummet.
Lägg alla stolar till konferensrummet och dra i stolarna under borden för att spara golvyta. Detta gör konferensrummet större och mer organiserat.
Lägg till flaskor med vatten, pennor, papperspåsar och eventuellt frukt till konferensborden före en händelse.
