Ditt företag måste fylla i en W2-blankett varje år för varje anställd. Dessa formulär presenterar information som påverkar skatteberäkningar, inklusive löner, statlig och federal inkomstskatt och pensionsbidrag. Arbetstagaren ansvarar för att skicka en kopia av blanketten tillsammans med den årliga avgiften till Internal Revenue Service. Att fylla i en W2 är relativt enkelt om du har skattereglerprogramvara för att hålla reda på siffrorna.
Formatera enligt reglerna
Din bokföringsprogramvara kan fylla de enskilda rutorna på formuläret automatiskt från lagrade siffror och beräkningar. IRS kräver ett standard, typat eller tryckt, svart 12-punkts Courier-teckensnitt utan korrigeringar och alla poster som passar helt in i rutorna. Formuläret är maskinläst, och om det har sparkats ut för felaktig formatering, eller för att vara handskriven eller i fel färg måste du skicka in den igen.
Mer detaljerade beskrivningar
Visa totala löner, innehållsinnehåll och all annan lämplig information i de rätta rutorna. IRS tillhandahåller den manuella "Information for Form W2", tillgänglig antingen i papper eller på nätet, med en sammanfattning av den information som krävs. Vissa lådor är rent informativa men fortfarande obligatoriska. Visar kod DD i ruta 12, till exempel, berättar IRS-arbetsgivaren rapporterar sitt bidrag till en kvalificerad hälsoplan, vilken utesluts från anställdens skattepliktiga inkomst. Boxfunktionerna kan ändras, eftersom skattelagstiftningen skapar nya rapporteringskrav.
Distribuera dokumentet
File Copy A of Form W2 med Social Security Administration, som behöver informationen för medarbetarens SSA löne- och bidragsrekord. Skicka Kopia 1 till staten eller den lokala skatteavdelningen, om det krävs enligt lag. Kopiera B, Copy C och Copy 2 gå till medarbetaren, och Copy D är för arbetsgivarens register. Fristen för att distribuera formuläret och filen varierar varje år. Tidsfristen för fil till 2014 är till exempel den 2 mars 2015, medan tidsfristen för att distribuera den till anställda är 2 februari 2015. Du kan begära en förlängning av tid till fil med IRS Form 8809. Det bör finnas en permanent kopia av W2 i ditt bokföringssystem. IRS kräver att du håller formen, även om den inte kan överlåtas till arbetstagaren, i fyra år.
Spara tid med BSO
Du kan använda Social Securitys Business Services Online för att skapa och / eller ladda upp en elektronisk version av dina W2s, som också kan skrivas ut för anställda. Om du driver ett litet företag representerar detta ett alternativ för att dra ihop W2s genom ditt eget bokföringssystem eller manuellt. SSA-webbplatsen kräver registrering. Du måste ha en webbaktiverad webbläsare med 128-bitars kryptering och cookies aktiverade och Adobe Acrobat Reader för att skapa dokumenten online.
