Om du skickar en företagsaffär med snabb kopia är du säkraste om du håller dig till ett vanligt, traditionellt format. Purdue University föreslår att du börjar med ditt eget namn och adress - såvida det inte finns i brevpapper - och då datumet nedan. Nedan skriver du mottagarens namn och adress, sedan hälsningen. Om du skickar mycket brev kan du spara tid genom att skapa en mall i din dator.
Kontrollera dina fakta
Du kommer inte vinna kunder eller påverka människor om du får de grundläggande faktana felaktiga. Emily Post Institute säger att du borde vara säker på mottagarens namn och adress och det exakta namnet på hennes verksamhet innan du skickar ut brevet. Om mottagarens namn är könsneutralt, till exempel Pat eller Sam, ta reda på om du kan, om du skriver till en man eller kvinna. När du skriver brevet, korrekturläsa för att bekräfta att du stavat allt korrekt.
Skriva till främlingar
Om du skriver till någon som du inte vet väl, till exempel en potentiell kund, behåll sakerna formella med hjälp av fru, mr eller doktor. Om du inte känner till kön, spela det säkert med "Kära Pat Smith." Om allt du har är en titel som försäljningsdirektör är "Käre försäljningschef" acceptabelt. Men, Inc. Magazine säger att om du kan ta reda på rätt namn, är det att föredra. Om det är någon du har träffat, "Kära Pat" kan vara acceptabelt - det är en dom som du måste göra.
Håll det kortfattat
När du skriver ett företagsbrev, håll det kortfattat. Om du har någon anslutning - du träffade på handelskammaren rekommenderade en kollega henne - du kanske vill ta med det, Xerox noterar på sin webbplats. Då kommer du till punkten i brevet, vilket borde vara vad som finns i det för mottagaren. Om det är ett försäljningsbrev, vill du till exempel ta upp fördelarna med att köpa från dig. Om du inte skickar ut ett dussin liknande bokstäver, gör det så enkelt som möjligt.
Välj ord försiktigt
Om du skriver till någon i ditt företag kan ditt val av hälsning bero inte bara på om du har träffat henne utan om det är din handledare, VD eller en av dina underordnade. Public World konsultföretaget säger att du borde välja dina ord noggrant för att undvika allt som kommer tillbaka för att skada din karriär. Även om du diskuterar ett problem eller skickar ett varningsbrev, behåll en måttlig, artig ton - skriv inte när du är arg.Antag att det du säger inte kommer att hållas privat, för ofta kommer det inte.
