När du planerar ett möte i ett hotell vill du se till att försäljningsavdelningen fångar din grupps behov korrekt så att du inte blir överladdad. Din kontakt på hotellet kommer att skapa ett gruppuppdrag för ditt möte att dela med andra avdelningar och se till att allt du behöver på hotellet kommer att tillhandahållas. En gruppreferens är en profil som innehåller din organisations syfte att träffas på hotellet, antalet personer som deltar, antal sovrum och parkeringsplatser som behövs, catering och andra funktionella behov, hotellet kommer att vara avgörande för att tillhandahålla. Den här profilen ska skapas ungefär 14 dagar före din händelse så att din tidslinje passar i enlighet med detta.
Skriv ut allt du behöver för mötet och ge det till din hotellförsäljningskontakt för att se till att hotellet har resurser för att möta dina behov. Måltider, mellanmål, parkeringsplatser, bryggrum och övernattningsrum är exempel på saker du borde dela med försäljningskontakten. Detta kommer att ge honom en preliminär idé för din vision av mötet och hotellets roll för att det ska fungera smidigt. Han kan tillhandahålla en standardformulär för att fylla i för att fånga denna information.
Skapa förfallodagar för deltagare som möter registreringar med hänsyn till tidslinjen som din hotellförsäljningskontakt behöver för att informera personalen om dina mötesbehov. Använd incitament för att uppmuntra tidig registrering, inklusive rabatterade registreringsavgifter eller konferensförmåner. Se till att deltagarna vet vad som är tillgängligt för användning på hotellet och överväga att inkludera registrering för extra aktiviteter på din blankett. Spabehandlingar, middagar utan mötes och utflyktsaktiviteter är saker du kan inkludera om hotellet har resurser att tillhandahålla dem och de möter omfattningen av ditt möte.
Kommunicera med din säljkontakt när du överstiger ditt slutgiltiga förfallodatum för att säkerställa att han har ett räkna med de personer som deltar och vad som behövs från hotellet. Basera eventuella extra nummer på kommunikation du får från potentiella deltagare som vill delta, men önskar att registrera på plats och historiska nummer för registrering på plats.
Begär en översyn av ditt gruppmoment två veckor före mötet. Vid den här tiden kommer gruppens CV att ha skapats och kommer att vara redo att delas med resten av hotellet. Du vill se till att siffrorna och aktiviteterna som tagits upp av försäljningskontakten matchar dina nummer och aktiviteter som planeras för mötet. Ställ frågor för att du förstår alla artiklar du granskar. Ta med eventuella avvikelser till din säljkontaktens uppmärksamhet omedelbart.
Granska din faktura från hotellet och matcha den med informationen som du granskade i ditt gruppreferens och din organisations registreringsinformation när mötet är klart. Kolla på felaktigheter och överladdningar. Om du hittar något, kontakta din försäljningskontakt och försäljningschefen så att de kan korrigeras i enlighet med detta.
tips
-
Be om en fysisk kopia av ditt gruppmoment före ditt möte för att hålla in dina uppgifter. Granska exempelgruppsformulär för att få en uppfattning om vad hotellförsäljningsavdelningen behöver i förväg. Kommunicera eventuella större förändringar som kommer att påverka ditt möte så snart som möjligt.
