Den första kommunikationen mellan en prospektiv klient och ett advokatbyrå är vanligtvis över telefon, hanteras av en receptionist. Som ett resultat är det viktigt att företagets receptionist alltid är professionell och artig. Att upprätthålla professionalism kan ibland vara en utmaning, dock speciellt för receptionister som svarar en hög volym samtal dagligen. Men det finns vissa principer som du alltid bör följa när du besvarar samtal på en advokatbyrå.
Inledande samtal
Ta varje samtal genom att meddela advokatbyråns namn, identifiera dig själv med namn och fråga hur du kan hjälpa till den som ringer. Till exempel, "God morgon, det här är advokatbyrån X och Y, Jane talar, vem pratar jag med?" När du väl har identifierat den som ringer med namn, fråga "Hur kan jag hjälpa dig idag, Mrs Z" och hänvisa till den som ringer efter namn under resten av samtalet. Notering under varje samtal kan vara till hjälp, särskilt med avseende på namn. Behåll en positiv ton under konversationen, var tålamod och förlora aldrig ditt humör. Undvik användning av jargong, slang eller icke-ord som "uh huh" och "um."
Identifiera uppringarens behov
Det är väldigt viktigt att du lyssnar noga på en uppringare och identifierar hennes behov och ger henne den begärda informationen på ett tydligt och koncist sätt. Varje uppringare söker hjälp för att erhålla nödvändig information eller att hitta den rätta personen som ska prata med.
Ruttbrevare till lämplig person i företaget
Om den som ringer begär information som bäst tillhandahålls av en advokat, informera den som ringer om att han behöver prata med någon annan och be honom att hålla om för överföring. Kontakta den advokat som du avser att överföra samtalet, meddela den som ringer med namnet, redogör för syftet med samtalet och överför samtalet om advokaten är tillgänglig. Ingen ringer ska lämnas i vänteläge i mer än 45 sekunder. Efter 45 sekunder, fråga den som ringer om hon vill fortsätta att hålla, skulle vilja ringas tillbaka när en advokat är tillgänglig eller föredrar att ringa tillbaka senare.
Avsluta samtal
Innan du avslutar varje samtal, fråga om du kan ha ytterligare hjälp innan du avslutar samtalet. Tacka den som ringer för att överväga advokatbyrån. Det är sällan möjligt för en juridisk receptionist att övertyga en potentiell kund att anställa ett advokatbyrå, men det är väldigt lätt för en receptionist att förlora en kund för ett advokatbyrå genom att vara oprofessionellt, oförskämd eller oförskämd.
